Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Діловодство із пропозиціями, заявами та скаргами громадян у сільській, селищній радах ведеться окремо від інших видів діловодства

За цей напрям роботи безпосередньо несуть відповідальність сільський, селищний голова та секретар ради Вони систематично перевіряють ведення діловодства зі скаргами і заявами громадян та вживають заходів для вдосконалення цієї ділянки роботи.

Усі пропозиції, заяви і скарги громадян, що надходять на ім'я сільського, селищного голови, до ради, й виконкому, мають бути прийняті та зареєстровані в журналі у день їх надходження (форма 4 11 Додатку) їхня реєстрація та попередній розгляд покладаються на секретаря ради Конверти, в яких надійшли листи, зберігають або з них роблять вирізки з адресою кореспондента Реєстрацію прийому громадян проводять у журналі за формою 4 12 Додатку

Під час особистого прийому громадян їх письмові пропозиції, заяви і скарги також підлягають реєстрації в журналах за формою 4 12 Додатку У нижній частині на вільному місці першого аркуша пропозиції, заяви, скарги проставляється штамп, у якому подається реєстраційний індекс Цей індекс складається із дати надходження початкової літери прізвища автора й порядкового номера пропозиції (заяви, скарги) що надійшла, наприклад 21 05 98 р І-З Якщо ж пропозиція (скарга, заява) надійшла від громадян повторно, то під час її реєстрації їй надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу вказується реєстраційний індекс першої пропозиції (заяви, скарги) У правому верхньому куті повторних пропозицій, скарг та заяв у журналі робиться позначка «Повторно» і підбирається все попереднє листування Повторними слід вважати ті пропозиції, заяви та скарги, які надійшли від однієї і тієї ж особи і з того ж самого питання, за умови, що з часу подання першої пропозиції, заяви чи скарги вже минув установлений законодавством термін розгляду або заявник незадоволений наданою йому відповіддю

Пропозиції, заяви, скарги однієї і тієї самої особи із одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надшили на розгляд виконкому вдруге, обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви, скарги з доданням порядкового номеру, що проставляється через дріб, наприклад 1-3/1, І-3/2

Контроль за своєчасним вирішенням пропозицій, заяв і скарг громадян У виконавчих комітетах сільських, селищних рад, в організаціях, установах покладаються на ВІДПОВІДНИХ службових осіб, які зобов'язані забезпечувати своєчасний, правильний і повний розгляд листів та виконання рішень, прийнятих за пропозиціями, заявами і скаргами громадян

На пропозиціях, заявах і скаргах, за якими вимагається повідомити про наслідки їх розгляду, у журналі проставляється штамп «Контроль» або Позначка контролю «К».

Пропозиції, заяви і скарги громадян, на які дано проміжні відповіді, з контролю не знімаються Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про їх контроль

Відповіді на пропозиції, заяви і скарги громадян дають сільські селищні голови, секретарі рад у письмовій або усній формі У разі усної відповіді робиться відповідний запис у журналі та в матеріалах справи (на звороті листа або в окремій довідці)

Індекс відповіді складається з реєстраційного індексу і номера справи за номенклатурою, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами з їх вирішення

Скарги, заяви і пропозиції вважаються вирішеними тоді, коли розглянуто всі порушені в них питання, дано вичерпні відповіді щодо вжитих заходів згідно з існуючим законодавством

Скарги, заяви і пропозиції, подані громадянами, після їх вирішення мають бути повернені секретареві виконкому, який відповідає за діловодство з цих питань, з відповідними матеріалами, які стосуються справи, для централізованого п формування - самі виконавці не мають права формувати і зберігати ці справи

Після остаточного рішення щодо конкретної скарги, заяви чи про позиції та його виконання, на ній ставиться напис «До справи» і особистий підпис сільського, селищного голови або секретаря радиДокументи і копи відповідей на скарги, заяви і пропозиції, які пов'язані з їх вирішенням, а також документи з особистого прийому громадян формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ виконавчого комітету ради Ці документи розміщують в алфавітному або хронологічному порядку Кожна скарга, заява чи пропозиція і документи їх розгляду та вирішення формуються в окрему групу і зберігаються підшитими в окремій папці Якщо приходить повторна скарга, заява чи пропозиція або з'являються додаткові матеріали з розглянутих раніше питань, то їх підшивають до названої групи документів Відповідальність за зберігання цих документів несе сільський, селищний голова та секретар ради