Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації

Після реєстрації документи в день їх одержання передаються на розгляд сільському, селищному голові Йому ж передаються всі документи вищих владних органів, а також документи, які потребують лише його вирішення

Після розгляду документів сільський, селищний голова накладає резолюцію, у якій він обов'язково має вказати конкретного виконавця чи виконавців, зміст дій щодо виконання цього документа, термін виконання, дату і особистий підпис На документі повинна бути лише одна резолюція Наступні резолюції можуть бути тільки тоді, коли необхідно деталізувати його виконання Резолюції на всіх видах вхідної інформації робляться олівцем або на окремих аркушах паперу і приколюються до документа

Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується журнальна форма реєстрації, подана на формах 4 4-4 6 Додатку Виконкоми сільських, селищних рад видають громадянам значну кількість довідок, реєстрування яких відбувається за формою 4 7 Додатку Передача, переміщення документів обліковується у спеціальній книзі за формою 4 8 ДодаткуВсебічне здійснення реєстрації документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращенню стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад Надзвичайну роль у цій справі відіграє правильне складання та оформлення службових документів

Складання службових документів

Документ - основний вид ділової мови, засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають значне правове значення.

Документ має бути двосторонній, переконливий, належним чином відредагований і оформлений, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів мусять задовільняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність викладу інформації. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог різні види документів мають такі ознаки класифікації за групами:

Ознаки кваліфікації групи документів.

За спеціалізацієюзагальні;

з адміністративних питань;

спеціалізовані з фінансових,

комерційних питань тощо.

За призначенняморганізаційні;

розпорядчі;

інформаційні;

колегіальних органів.

За походженням: внутрішні