Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Як показує досвід, документи, укладені в сільських, селищних радах та її виконавчих комітетах, не завжди відповідають встановленим правилам І вимогам. Друкують їх на різних бланках або ж і без них.

Для складання службових документів в апараті виконавчого комітету сільських, селищних рад слід використовувати лише папір форматів А4 (210 x297 мм) та А5 (148 x210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Заяви працівників, службові довідки, а також документи, підготовлені кількома установами, дозволяється оформляти не на бланках. Проекти ухвал, розпоряджень та інших документів правового характеру виконавці перевіряють з точки зору відповідності їх чинному законодавству. Зміст документів слід викласти коротко, стисло, зрозуміло та об'єктивно, без слів І зворотів, які не мають змістовного навантаження. Розділи і підрозділи складних документів слід розміщувати в логічній послідовності викладу питань і нумерувати арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (наприклад 1.1.2., 1.1.3., 2.1.2., 2.1.2,). Прізвища, найменування, терміни розміщуються в тексті в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку. Довільне скорочення назв, установ та окремих слів не допускається.

Підготовку й оформлення службового документа у виконкомі сільської, селищної ради покладено на секретаря виконавчого комітету. Відповідальність за зміст документа, де вказано кілька осіб, несуть усі особи, які його підписали.

Оформлення службових документів

Загальні протокольні вимоги до складання службових документів, що виконуються у місцевій раді, виконавчому комітеті, потребують необхідних реквізитів та оформлення.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів.

Реквізити протоколу:

• назва виду документа (протокол);

• дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 09-11.04.98 p.; 07.05-09.05.98 p.);

• індекс (становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерацію можна вести протягом календарного року чи від виборів до виборів);

• місце складання чи видання;• гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

• заголовок до тексту містить назву виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання постійної комісії», «загальних зборів трудового колективу» тощо;

• текст протоколу.

Текст протоколу складається із двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали голови зборів, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній - фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора друкарської машинки чи комп'ютера з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора проставляють тире І зазначають прізвища та ініціали голови зборів і секретаря:

Голова - Іваненко Н.і.