Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах
• підпис (переносять реквізити з оригіналу, але голова і секретар не підписують)
• позначка про засвідчення копії (оформляють без слова «копія» у правому верхньому куті аркуша).
Заголовок до тексту документа
Для кожного Із документів, що друкується, незалежно від Його призначення, складається короткий зміст, у якому має бути відображено основний зміст документа. Якщо в документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальнений. Заголовки складають також і для факсів, телефонограм, повідомлень, документів, що друкуються на папері формату А 5 (148 x210 мм).
Кореспонденція, яка адресується, повинна бути обличчям - Вашим чи Вашої установи (підприємства, організації). Обличчям настільки виразним і неповторним, щоб навіть без підпису адресат уже знав, що це написали Ви. Тому необхідно:
назви документів, які адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі, слід друкувати в називному відмінку. Документи чи листи не мають бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Необхідно викладати інформацію чітко та по суті, без зайвих «ліричних відступів». Пишіть коротко і просто.
у разі відправлення документа посадовій особі назву установи пишуть у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Відділ культури Миколаївської
районної державної адміністрації,
завідувачеві відділу
(прізвище, ініціали)
______________________________
(прізвище, ініціали)
якщо адресують документ безпосередньо керівникові установи, організації, підприємства, його подають у давальному відмінку, а назва установи, організації чи підприємства входить до найменування посади, наприклад:
Завідувачеві організаційного відділу
Сарнівської районної державної
адміністрації
_______________________
(прізвище, ініціали)
адресуючи документи окремим громадянам, спочатку зазначають поштову адресу , а потім їхнє прізвище та ініціали, наприклад:
293440, Львівська область,
м. Миколаїв,