Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Димівська сільська рада

Вх. № 120

22.11.98 р.

позначку про взяття документа на контроль, яку ставлять на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і позначають словом «Контроль» або буквою «К»;

позначку про виконання документа й скерування його до справи, яка містить такі відомості: а) короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрийсвідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на дату та його номер;

б) фразу «До справи»;

в) номер справи, де зберігається документ.

Позначку про виконання документа й скерування його до справи має підписати й датувати виконавець документа чи керівник структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Зазначений реквізит оформляють від руки на нижньому краю першої сторінки документа, наприклад:

До справи № 15

Питання вирішено у телефонній розмові з директором училища

Сенченко А.П.

(підпис) Берегівський М.Б.

02.10.98 р.,

або

До справи № 02-09

Відправлено факс 20.09.98 р. № 251

(підпис) Гусь С.С.

23.10.98 р.

Позначка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена. Кожний документ повинен мати позначку про свого безпосереднього виконавця. Його прізвище та номер службового телефону проставляють у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа. Нижче прізвища виконавця і номера його телефону подають індекс особи, яка друкувала документ (перші букви його імені та прізвища), кількість надрукованих примірників і дату роздруку документа, наприклад:

Забігайло, тел.: 3-12-15

МС 2 04.05.98 р.

На документах, що їх відправляються у вищі організації та установи, Цей реквізит проставляють у нижньому лівому куті зворотного боку останнього аркуша документа.