Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Сільські, селищні ради, виконавчі комітети цих рад досить часто надають копії службових документів. Кожну копію документа виготовляють і видають лише з дозволу сільського, селищного голови Засвідчуючи копію документа, проставляють надпис «З оригіналом згідно», наводять назву посади особи, яка засвідчила копію, и особистий підпис, його розшифрування та дату засвідчення, наприклад

З оригіналом згідно

секретар (підпис) 01 Демиденко

12 05 98 р

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату засвідчення та посаду особи яка засвідчила копію Якщо копію документа пересилають до інших організацій чи видають на руки, то, крім підпису про засвідчення, проставляють відбиток печатки

Позначка «Копія» розміщується на документі праворуч під реквізитом «адресат», а позначка про засвідчення копи - нижче реквізиту «підпис»

Додатки до документів

Якщо документи, які відправляють, мають додатки, то їх оформляють так

Додаток на 10 арк. у 2 прим

Якщо в тексті немає відомостей про додатки, то в позначці про наявність додатку наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також загальну кількість примірників, наприклад

Додатки

1 Проект постанови виконавчого комітету на 3 арк. у 2 прим

2 Пояснювальна записка до проекту постанови на 1 арк. у 2 прим

Якщо до документа додається інший документ, що має додаток то позначка про наявність додатку оформляють так

Додаток лист Головдержслужби України від 06 05 99 р № 52/2346 та додаток до нього, всього на 16 арк.

Якщо додаток надсилають не па всі зазначені в документі адреси, то його оформляють так

Додаток на 2 арк. у 2 прим на першу адресуЯкщо додатки брошуровані, то в позначці про додатки кількість аркушів не зазначають

Документи-додатки, які відправляють, повинні мати всі необхідні реквізити назву виду документа, заголовок, дату, підпис Крім того, у правому верхньому куті документа додатку роблять позначку, яка вказує на його зв'язок з основним документом, наприклад

Додаток 2

до постанови виконавчого комітету

Димівської сільської ради

від 21 11 98 р № 52