Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах
При реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів кожному з них присвоюється умовний індекс (номер), який вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. Індекс (номер) вхідного документа під час його реєстрації складається з номера справи за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та номера цієї справи за номенклатурою. Індекс (номер) вихідного ініціативного документа складається з номера справи за номенклатурою І вхідного номера документа, на який дається відповідь. Індекс (номер) внутрішнього документа складається з номера справи за номенклатурою та порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.
Виняток становлять індекси розпорядчих документів (рішень, розпоряджень щодо основної діяльності і щодо особового складу тощо), протоколів. Індексами (номерами) розпорядчих документів і протоколів є їхні реєстраційні номери, що їм присвоюють самостійно в межах кожного виду документа.
Погодження документів
Проекти рішень і постанов, які готуються на засіданнях виконавчого комітету сільської, селищної ради, мають пройти процес погодження. Його проводять для визначення доцільності, економічної обґрунтованості положень, відповідності їх чинному законодавству та компетенції виконавчого комітету цієї ради.
Проекти рішень, розпоряджень погоджуються, насамперед, з організаціями та установами, які мають безпосередній стосунок до питань, про які йдеться в проекті.
Проект рішення, постанови погоджують із заступником керівника, куратором питань, які розглядаються в цьому документі, Із юристом, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпоря-дженннями вищих установ. Візи на документі розташовують нижче від підпису керівника таким чином:
Проект постанови внесено: голова комісії ______________(підпис)___________________(ініціали, прізвище)
Проект постанови погоджено:
1. Головний інженер (зоотехнік)
___________(підпис)________________(ініціали, прізвище)
2. Зоотехнік
___________(підпис)________________(Ініціали, прізвище)
3. Юрисконсульт
___________(підпис)________________(ініціали, прізвище)
Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші та датують У цьому разі візу ставлять так
Головний інженер (агроном,
зоотехнік)
________________________