Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Згідно зі ст. 38 пункту (б) підпункту 5 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчим комітетам сільських, селищних рад надано право проведення реєстрації актів громадянського стану на підпорядкованій їм території До таких актів насамперед слід віднести реєстрацію

одруження,

народження дитини,

встановлення батьківства,

розірвання шлюбу,

смерті

Посадові особи виконавчих комітетів місцевих рад, які здійснюють ці акти реєстрації, під час їх виконанні повинні суворо дотримуватись нижчезазначених вимог заповнення бланків запису актів громадянського стану, що розроблені відповідно до Закону України «Про органи реєстрації актів громадянського стану»:

записи складаються державною мовою в присутності заявника лише на бланках єдиної форми, затвердженій у встановленому порядку. Бланки записів актів та свідоцтв заповняються друкарським способом;

усі графи записів актів заповнюють вичерпними відповідями, виправлення чи підчистки не допускаються;

реєстрацію записів здійснюють у двох окремих примірниках, які мають один і той самий порядковий номер;

нумерація записів починається з першого номера і проводиться послідовно протягом року з 01 січня по 31 грудня включно;

кожен вид реєстрації має окрему нумерацію.

У всіх випадках записів актів відомості про прізвище, ім'я, по батькові, громадянство та національність зазначають повністю, відповідно до пред'явлених документів. У графі «стать» необхідно записувати «чоловіча» або «жіноча». У графі «національність» та «громадянство» - національність та громадянство вказуються відповідно до пред'явлених документів. У випадках реєстрації актів громадянського стану осіб без громадянства в графі «громадянство» записують: «особа без громадянства», У графі «дата народження», «дата смерті» - число та рік вказуються арабськими цифрами, а місяць словами. Наприклад, «05 червня 1996 року». У графі «місце народження», «місце смерті», «місце проживання» підкреслюють слово «місто», «селище» або «село» та вказують назву міста (селища, села), району, області, краю, держави згідно з існуючим адміністративно-територіальним поділом. У графі «місце проживання» - відомості вказують на підставі інформації, яка зазначена в паспорті, а за його відсутності - зі слів заявника. У всіх випадках записів актів «Документи, що посвідчують особу» зазначається найменування документа, його серія, номер, коли і яким органом виданий.

Графу 10 запису акта про народження дитини та графу 12 запису акта про смерть громадянина заповнюють лише відповідно до документів лікувального закладу або рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення особи померлою.Під час реєстрації народження дитини відомості про її батьків у запису акта та свідоцтві про народження зазначаються відповідно до документів про одруження батьків (або про встановлення батьківства). У разі, коли мати дитини не перебуває у шлюбі та не має спільної заяви батьків або рішення суду про встановлення батьківства, запис про батька дитини проводять за прізвищем матері, ім'я та по батькові - за бажанням матері, запис про громадянство та національність батька - за громадянством та національністю матері. Графи 14 та 17 у цьому випадку не заповнюють. У графі 18 запису акта про народження (форма 4.45 Додатку) вказують номер та дату складання запису акта про одруження або про встановлення батьківства, а за їх відсутності - проставляють підпис матері дитини.

У запису акта про встановлення батьківства відомості про дитину (див. форму 4.46 Додатку, графи 1-5) заповнюють відповідно до запису акта про народження. За одночасної реєстрації народження дитини і встановлення батьківства спочатку складається акт про народження, а вже потім - про встановлення батьківства.