Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

до справи підшивають лише оригінали чи копії документів, засвідчені в установленому порядку;

документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

документи з одного питання підшивають до однієї справи (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів, рекомендується формувати кілька томів однієї справи);

до справи вносять лише один примірник документа;кожен документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й скерування його до справи);

як правило, до справи вносять документи одного календарного року (виборчого періоду);

до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

всередині справи документи розташовують у хронологічній (нумераційній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, дозволяється розташовувати у зворотній хронологічній послідовності). Протоколи загальних зборів (сходів села) зберігають окремо від протоколів засідань виконавчого комітету. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Пропозиції, заяви та скарги громадян, як правило, формують у дві окремі справи:

пропозиції, заяви і скарги громадян щодо роботи сільської, селищної ради, їх виконавчого комітету та підвідомчих організацій;

заяви та скарги громадян з особистих питань. Пропозиції, заяви та скарги громадян розміщують всередині справи в алфавітному порядку. Кожна із заяв та скарг, а також документи з їх розгляду становлять всередині справи самостійну групу та підшиваються разом. Плани, звіти, кошториси розташовуються у справах окремо від проектів цих документів.

Контракти (угоди) сільської, селищної ради поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (угоди) між сільською, селищною радою та підприємствами, установами та організаціями, другу - трудові контракти та трудові угоди. Особові рахунки працівників ради та ЇЇ виконавчого комітету, а також інші потрібні документи систематизують у межах року в алфавітному порядку прізвищ.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо його обсяг невеликий, то формують одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Якщо ж обсяг документообігу значний, можна сформувати окремі справи на вхідну та вихідну інформацію. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити. Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.

Документи в особових справах працівників ради та виконавчого комітету розміщують у такому порядку: внутрішній опис документів, що містяться у справі; заява про прийняття на роботу; особистий листок обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка обліку кадрів про заохочення; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.

Коли працівник є державним службовцем, вимоги до формування і підготовки документів та їх подальшого зберігання й обліку дещо відрізняються. Особова справа формується окремо на кожного державного службовця з початком розгляду питання про його призначення на посаду. Перед формуванням особової справи слід перевірити її наявність у поточному архіві. Якщо вона є, до неї слід долучити нові документи, запис переліку яких продовжується в старому описі (за потреби складається новий опис). Остаточно особову справу працівника оформляють після обрання (призначення) його на посаду. Порядок обрання (призначення) на посади державних службовців регулюють Конституція України та Закони України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні», а особову справу формують з документів, які передбачені методичними рекомендаціями до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» від 25 травня 1998 року №731. Сформовану особову справу реєструють у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня обрання (призначення) працівника на посаду.