Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Секретар - Варивода Ш.

Під час оформлення протоколів оперативних нарад цю частину тексту оминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в алфавітному порядку), а потім - запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань та зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список Із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: присутні: 56 осіб (список додається),

У протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад, у протоколах зборів зазначають: «На збори запрошено - 215 осіб, присутні - 204 особи, відсутні - 11, із них 4-у відрядженні, 7-з невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, і прізвища доповідачів чи тих, хто готував питання до виступу. Кожне питання нумерують, наприклад:

1. Про перспективи розвитку селища (доповідач - селищний голова Теребенько Я.П.).

2. Про стан виплати пенсії мешканцям селища (інформація секретаря виконкому селищної ради Шевченко О.М.).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ПОСТАНОВИЛИ»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами, друкувати великими літерами, кожне від нульового положення табулятора, після них ставити двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають з великої літери (якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу записують запитання та відповіді на них у порядку надходження (якщо є), наприклад:

Симоненко А.А. - Скільки соток землі Ви надаєте мешканцям села для забудови?

Перебийніс І.С. - 0,6 га.

Симоненко А.А. - Чи це достатньо, на Вашу думку?

Перебийніс І.С. - Ні.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову) з питань порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, нумеруючи арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо), наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Дорошенка І.П. - Текст доповіді додається. ВИСТУПИЛИ:

Нетребенко А.О. - (наводиться стислий виклад виступу).

Потебенько О.А. - (наводиться стислий виклад виступу).