Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

(пункт 2 оформляється так само як і пункт ї)

Селищний голова (підпис) НІ Іваненко

Секретар (підпис) А П Шевчук

Протоколи сесій підписує сільський, селищний голова у двох примірниках і засвідчує їх гербовою печаткою протоколи засідань виконкомів місцевих рад підписує головуючий на засіданні, сільський чи селищний голова також у двох примірниках, їх засвідчують гербовою печаткою Перший примірник протоколу сесії ради зберігається у раді, другий надсилається до ради вищого рівня, перший примірник протоколу засідання виконкому залишається у його справах, другий - надсилається до органу вищого рівня

Порядок роботи зі службовими документами та відправлення вихідної кореспонденції

Вихідну кореспонденція, яку відправляють адресатові оформляє секретар виконавчого комітету сільської, селищної ради в день и одержання від виконавців Забороняється відправлення документів або їх передавання через працівників виконавчого комітету без попередньої реєстрації

Під час прийому вихідних документів від виконавців необхідно перевірити правильність адресування, наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них, а також віз на копіях документів, що залишаються у справах виконкому, наявність у документах позначок про додатки, правильність оформлення документів, наявність необхідних реквізитів Якщо документи оформлені з порушенням правил, передбачених інструкцією, вони підлягають поверненню на доопрацювання

Якщо декілька документів відправляють на одну адресу, то їх відправляють в одному конверті, тоді на конверті вказують номери всіх документів, які містяться в ньому Коти документи відправляють в інші населені пункти, на них має бути вказана точна поштова адреса (індекс, село, селище, місто, район, область, вулиця, номер будинку тощо)

У разі доставляння документів у межах населеного пункту, їх роздають адресатам під розписку в розносній книзі Оригінали документів завжди залишають у раді, виконавчому комітеті, а копи відправляють в інші установи

4.6. Контроль за виконанням документів

Документи, які надходять до сільської, селищної ради та їх виконкомів або відправляються з них, підлягають контролю Першочерговому контролю підлягають Укази та Розпорядження Президента України, Закони України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, розпорядження голів обласних, районних державних адміністрацій, рішення обласних, районних рад та всі інші розпорядчі документи вищих органів

Крім цього, за вказівкою сільського, селищного голови, секретаря ради чи виконавчого комітету на контроль беруться заяви, пропозиції, скарги громадян та інші документи

За виконання конкретного документа відповідальність несуть особи, вказані в розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, постанові) та в резолюції, а також безпосередні їх виконавці Якщо в розпорядчому документі є декілька виконавців, то відповідальність за виконання документа несе виконавець, записаний першим

Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» безпосередній контроль за виконанням документів покладено на секретаря ради

Терміни виконання документів

Документи є із зазначеним терміном виконання, а також і без нього Терміни виконання можуть бути зазначені в самому документі або встановлені законодавчими актами Якщо депутатський запит необхідно розглянути в 15-денний термін або інший термін, встановлений Верховною Радою України, то звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більше як 10 днів з дня одержання.