Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Під час процедури вчинення нотаріальних дії посадова особа, яка їх здійснює, зобов'язана встановити особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи організації, що звернулися за вчиненням цих дій Щоб виключити будь-які сумніви щодо особи громадянина, и встановлення здійснюється за паспортом або іншими документамиНотаріально посвідчувані документи підписуються лише в присутності посадової особи виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію Якщо ж заповіт, доручення заява або інший документ підписано за відсутності цієї посадової особи громадянин зобов'язаний особисто підтвердити, що саме він підписав документ У випадку, якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати документ, за його дорученням, у присутності його самого та посадової особи виконавчого комітету, що вчиняє нотаріальні дії, цей документ підписує -інший громадянин При цьому посадова особа виконавчого комітету повинна встановити насамперед особу того, хто підписується Ті ж самі причини, з яких громадянин, зацікавлений у вчинені нотаріальних дій, не зміг підписати власноручно документ, зазначаються в самому посвідчувальному записі Слід зазначити, що заповіт чи доручення не може підписувати особа, на користь якої їх посвідчено Якщо ж громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальних дій, є неписьменним або сліпим, то посадова особа виконавчого комітету зобов'язана прочитати йому текст документа та зробити про це на документі відповідну позначку Наприклад «За неписьменного заповідача за його дорученням та в його присутності заповіт після прочитання тексту вголос за нього підписав громадянин Семешко Іван Іванович, що проживає в місті Яворові Львівської області на вул.. Ів Франка, 2» Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує подібний документ Якщо громадянин є глухим, німим або глухонімим, але письменним, то він читає весь документ і власноручно його підписує Якщо ж він неписьменний, то під час підписання документа обов'язково має бути присутня письменна особа, яка здатна порозумітися з ним та засвідчити своїм підписом документ, що відповідає волі цієї людини

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не може їх вчиняти на своє ім'я та від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників виконавчого комітету цієї сільської, селищної ради

Не проводяться нотаріальні дії з документами, які мають підчистки, дописки, закреслені слова чи інші виправлення, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем Документи мають бути написані ясно і чітко, числа і терміни мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси, а в необхідних випадках - номерів їх рахунків в установах банків Прізвища, імена та по батькові громадян, у тому числі представників, які беруть участь у нотаріальних діях, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання

Усі нотаріальні дії, що їх вчиняють посадові особи виконавчих комітетів, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (форма

4 13 Додатку), кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер Цей номер надалі позначається в посвідчувальному написі документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою виконавчого комітету

Сама нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з початку кожного календарного року ведеться з першого номера Книги реєстрів мають бути прошнуровані, а їх аркуші пронумеровані Кількість аркушів засвідчується підписом посадової особи виконавчого комітету вищої ради з прикладенням гербової печатки їхнього виконавчого комітету

Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних рад у разі виявлення порушення закону під час вчинення нотаріальних дій громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про ці порушення відповідні підприємства, установи, організації чи органи прокуратури для вжиття необхідних заходів.

У вчиненні нотаріальної дії можливі відмови у випадках, якщо:

вчинення такої дії суперечить чинному законодавству;

дія належить до компетенції нотаріуса або посадової особи іншого виконавчого комітету;

з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;

доручення, що видає юридична особа, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні;