Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Ефективна й результативна діяльність місцевих рад та їх виконавчих комітетів неможлива без чіткої організації їхньої роботи та обов'язкового дотримання вимог службового діловодства. Основними документами, що регламентують ці питання, є: Конституція України, Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про формування місцевих органів влади і самоврядування», «Про нотаріат», «Про органи реєстрації актів громадянського стану», «Про національний архівний фонд та архівні установи України», Кодекс про шлюб та сім'ю України, Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. Решту документів подано в списку використаної літератури

Документи, що надходять до ради та її виконавчого комітету від вищих органів, доводяться підвідомчим установам, організаціям та підприємствам різними шляхами, а саме.

виданням власних розпорядчих документів (рішень, розпоряджень тощо), у яких коротко викладено зміст документа вищого органу відносно завдання, яке стоїть перед радою чи виконавчим комітетом;

відправленням листа, якщо розпорядчий документ вищого органу не потребує конкретизації радою чи її виконавчим комітетом завдань підвідомчим їм установам, організаціям та підприємствам.

В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, їх номерів і заголовків

У місцевих радах та їхніх виконавчих комітетах вироблено механізм складання тексту розпоряджень і рішень. Як правило, такий текст має дві частини: констатуючу та основну. У першій частині наведено обґрунтування або вказано причини виникнення такого рішення, розпорядження, у Другій - викладено конкретні висновки, пропозиції

Констатуюча частина містить коротку характеристику позитивних результатів, досягнутих у відповідній галузі, а також аналіз негативних наслідків та причин їх виникнення. У цій частині узагальнюється і розповсюджується досягнутий успіх, більше уваги приділяється позитивному результатові. Коли ставиться мета - як усунути виявлені недоліки, - то необхідно подати не лише їхню характеристику, а й вказати на виконавців, які допустили ці помилки.

Основна частина документа починається із повного найменування органу, який його випускає. Пункти рішення чи розпорядження повинні містити конкретні заходи для усунення недоліків. У кожному пункті, як правило, названо виконавця. В останньому пункті основної частини документа називаються службові особи, на яких покладається контроль за виконанням рішення чи розпорядження. Цей пункт можна подати так: «Контроль за виконанням покладено на... (посада, прізвище)».

Рішення ради приймають на її пленарному засіданні після обговорення більшістю депутатів від загального складу ради. Під час підведення підсумків голосування до загальної кількості голосів депутатів сільської, селищної ради долучається голос сільського, селищного голови, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради.

Рішення ради приймаються відкритим (у тому числі поіменним) або таємним голосуванням. Таємне голосування на сесії сільської, селищної ради обов'язково проводять під час обрання на посаду та звільненні з посади секретаря ради, а також під час прийняття рішення щодо дострокового припинення повноважень сільського, селищного голови.

Виконавчий комітет сільської, селищної ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, і їх підписує сільський, селищний голова.

Рішення, розпорядження сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів доводяться до відома виконавців і підвідомчих установ, організацій та підприємств, окремих громадян через надсилання їм цих рішень або розпоряджень не пізніше, як у п'ятиденний термін. Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено пізнішого терміну введення цих рішень у дію.