Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

(підпис)

14.05.1998 р.

Якщо документ затверджує відповідне рішення виконавчого комітету сільської, селищної ради, то гриф затвердження проставляють так:

Затверджено:

рішенням виконавчого комітету

Тисівської сільської ради

від 16.06.98 р., № 17

При цьому гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті документа.

Обов'язковому затвердженню підлягають такі документи:

положення про організації, установи, підприємства, їх структурні підрозділи, дорадчі органи тощо;

статути установ, підприємств та організацій;

звіти і баланси, структура і штатні розклади підприємств, установ та організацій;

поточні і перспективні плани, акти контрольно-ревізійного характеру;

акти прийняття в експлуатацію збудованих або реконструйованих приміщень та споруд;

акти прийому і передачі справ;

окремі види протоколів.На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами дій, підпис відповідальної особи має бути засвідчений гербовою (круглою, що прирівнюється до гербової) печаткою. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.

Відбиток гербової печатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, угодах, дорученнях, посвідченнях про відрядження та на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції Перелік інших документів, які необхідно скріплювати печаткою, визначає сільський, селищний голова на підставі чинних нормативних актів,

Печатку з найменуванням сільської, селищної ради (не гербову) проставляють на копіях документів, що їх надсилають в Інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів, що також надсилають в інші установи.

Зауваги про проходження та виконання документів

Кожен документ, який проходить у виконавчому комітеті сільської, селищної ради, обов'язково повинен мати такі позначки:

позначку про надходження документа, яку розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається із назви організації - одержувача документа, його внутрішнього індексу та дати надходження документа, наприклад: