Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

доводить до відома мешканців територіальної громади умови надання субсидій на виплату комунальних послуг з відвідуванням удома самотніх громадян похилого віку;

здійснює оформлення відповідної документації населенню територіальної громади щодо пенсійних розрахунків;

виконує інші доручення сільського, селищного голови, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету відповідної ради.

Для посад секретаря-друкарки, начальника військово-облікового столу, касира-рахівника та уповноваженого з субсидій характерні обмежені обсяги вмінь та знань, переважно із вузькоспеціалізованих забезпечувальних функцій, що передбачає створення умов нормального функціонування відповідних рад та їх виконавчих комітетів.

Новообраний секретар сільської, селищної ради оформляється на роботу за тією ж схемою, що й сільський, селищний голова, однак його трудова книжка зберігається у відповідній місцевій раді, де на нього оформляється також і особова справа (див. підрозділ 4.10.1). Там зберігаються також особові справи та трудові книжки інших штатних працівників сільської, селищної ради. Обчислення стажу державної служби державних службовців у кожному конкретному випадку здійснюється відповідно до Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України. Ранги державним службовцям системи місцевого самоврядування (шоста-сьома категорії посад) присвоює за місцем основної роботи сільський, селищний голова.

Діловодство в сільській, селищній раді та її виконавчих комітетах

Система взаємодії сільської, селищної ради, її виконавчих комітетів з Державними органами та органами місцевого самоврядування всіх рівнів, з Установами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, політичними партіями і рухами, іншими громадськими організаціями, трудовими колективами, окремими громадянами встановлюється за допомогою відповідних ділових паперів та документів. Ділове спілкування здійснюється державною мовою.

До процесу управління входить отримання, опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній та фінансовій документації, протоколах, Інформаціях, довідках, листах тощо. Усі технічні операції, пов'язані з документами, становлять предмет діловодства. Зокрема в органах місцевого самоврядування до нього входить діяльність щодо прийому, реєстрації" документів, їх руху та пошуку, відповідні операції розгляду, формування у справи та подальше зберігання. Рис 4.1 ілюструє типову схему руху документів у виконавчому комітеті місцевої ради.

Прийом документівУ день надходження кореспонденції до сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів її приймає і реєструє секретар виконкому. Секретар виконавчого комітету розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям виконавчого комітету Під час розкриття конвертів перевіряється чи відповідають номери на документах і конвертах. Якщо виявлено розбіжність або відсутність документа (або додатку до нього), складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається у виконавчому комітеті. У разі пошкодження конверта робиться позначка на ньому в поштовому реєстрі. Конверт зберігається і додається до документів у тих випадках, коли лише за ним можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа чи встановлено відповідність номерів документів номерам на ньому. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Непідписані, незасвідчені, пошкоджені документи або надіслані не за адресою повертаються відправникові.

Попередній розгляд

Кореспонденція, що надходить до виконавчого комітету, проходить попередній розгляд, який проводить секретар виконавчого комітету.

Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Розгляд здійснюють І метою подальшої необхідності реєстрації кореспонденції визначення, кому й скерувати (голові виконкому, ради чи відповідним виконавцям, що ведуть цей напрям роботи), а також для встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавцям Попередній розгляд кореспонденції відбувається, як правило, у день п одержання Документи, які надходять з вищих владних органів, факси, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядаються терміново Документи, які підлягають обліку, після попереднього розгляду реєструються