Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Підготовка та оформлення матеріалів для проведення сесій сільської, селищної ради, засідань виконавчого комітету

Для успішного проведення пленарних чи постійних засідань сільської, селищної ради, а також засідань їх виконавчих комітетів необхідна попередня підготовка, насамперед, організаційна Вона, у свою чергу, вимагає ретельної підготовки відповідних документів та матеріалів Спочатку постійним комісіям ради роздають план роботи, де зазначено зміст питання яке розглядається, дата розгляду, прізвища доповідачів і виконавців, термін подання документів і матеріалів Питання і матеріали, які виносять на засідання ради чи виконавчого комітету, подають секретареві ради за 5-7 днів до їх розгляду

До цих матеріалів відносять

проект рішення ради, виконавчого комітету (у необхідних випадках погоджений із зацікавленою організацією, установою, підприємством),

записку про зауваження, які виникли в процесі підготовки проекту,

список осіб, що їх запрошено на сесію ради чи засідання п виконавчого комітету

Проекти рішень (постанов), довідок, які до них додаються, інші матеріали, що надійшли на засідання виконкому, мають бути чіткими, короткими, містити аналіз і оцінку справ з цього питання, передбачати конкретні заходи щодо поліпшення роботи, в цьому напрямку діяльності, термін їх виконання і прізвища виконавців На розгляд виконкому виносять Питання, які слід вирішувати колегіально.

Порядок денний засідання складають заздалегідь його підписує секретар ради і розсилає членам виконавчого комітету в такій формі

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

засідання виконавчого комітету Димівської сільської ради

_________________ “___”______________199_ р

(місце засідання) (дата засідання)

______________________________________________________________

(час початку і закінченим обговорення певного питання його найменування)

Доповідач_______________________________________

(ініціали прізвище і посада)

Секретар (підпис) (прізвище, ініціали)

До порядку денного додається список осіб, запрошених на засідання, із зазначенням їхніх посад, прізвищ, імен, по батькові та часу, на який вони мають прибути на засідання

Матеріали, підготовлені на засідання (проекти рішень, довідки, списки) а також один примірник розмножених матеріалів зберігаються у виконавчому комітеті ради окремо із кожного засідання

Після закінчення сесії чи засідання, депутати, члени виконавчого комітету та особи, що були запрошені для участі в заходах, повертають отримані раніше матеріали секретареві виконавчого комітету ради про що робиться позначка в листі розсилання матеріалів Зайві примірники при цьому секретар виконавчого комітету знищує