Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Документи і матеріали, які перебувають на контролі, до остаточного виконання зберігаються у спеціальній папці «Документи на контролі» і знімаються з контролю лише за рішенням ради або виконавчого комітету чи вказівкою сільського, селищного голови Працівник, який здійснює контроль, робить позначку в журналі про виконання і прошииває документи до справи згідно з номенклатурою Підсумки виконання документів, які взяті на контроль, підводяться на перше число кожного місяця, про них доповідають сільському, селищному голові з пропозиціями про поліпшення стану цієї роботи

Ведення діловодства постійними комісіями сільської,

селищної ради

Документи постійних комісій відображають роботу ради та u виконавчого комітету в усіх напрямах роботи господарського, соціально-економічного та культурного розвитку територіальної громади Вони мають бути єдиними й обов'язковими для всіх наступних комісій У них фіксується як діяльність самих комісій загалом, так і робота кожного із членів комісії окремо за період й скликання

Діловодство постійних комісій формується із справ Рекомендується групувати документи за такими справами

список членів постійних комісій за розгорнутою формою, список активу комісії, табель обліку відвідувань засідань членами комісії,

перспективний план роботи ради, план роботи постійних комісій,

протоколи засідань, висновки і рекомендації комісій,

довідки, акти, інформації, матеріали перевірок роботи підприємств, організацій і закладів у відповідних галузях господарств, листування,

рішення сільської, селищної ради і виконавчого комітету, що стосуються роботи постійної комісії

Матеріали роботи кожної постійної комісії зберігають у папках За стан ведення документації несуть відповідальність голова та секретар постійної комісії

Планування роботи постійної комісії

План роботи - це документ, що встановлює точний перелік накреслених заходів, які мають бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, реквізити керівників і конкретних виконавців Під час складання плану своєї роботи постійна комісія має керуватися загальними завданнями, які стоять перед радою, та перспективним планом роботи ради

Плани бувають

1 Перспективні (розраховані на декілька років)

2 Річні

3 Піврічні

4 Квартальні

5 Місячні

Плани можуть бути у формі графіка, таблиці, тексту Реквізити плану роботи повинні мати гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, й підпису та його розшифрування), назву виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план, назву комісії, посаду та прізвище члена комісії, робота якого планується, номера запису за порядком, прізвище виконавця, терміну виконання, позначки про виконанняПлан робіт комісії (див форму 4 10 Додатку) підписує голова постійної комісії, а затверджує сільський, селищний голова Оформлення протоколу засідання постійних комісій подано в підрозділі 4 3 5