Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Під час складання запису актів про одруження у випадках, коли реєструється повторний шлюб, необхідно в графі 13 форми 4.44 Додатку зазначити дату, місце і номер запису акта про смерть другого із подружжя або назву суду та дату винесення судового рішення про визнання попереднього шлюбу недійсним.

Під час реєстрації розірвання шлюбу одним Із подружжя обов'язково вказати відомості про другого із подружжя, необхідні для заповнення свідоцтва про розірвання шлюбу. У графі 10 запису акта (див. форму 4.47. Додатку) вказують дату подання заяви про розірвання шлюбу або назву суду та дату винесення ним судового рішення про розірвання шлюбу.

Під час реєстрації запису акта смерті необхідно записувати в графі 7

(див. форму 4.48 Додатку) «У віці ___ років» та вказувати ці дані у свідоцтві про смерть.

Слід зауважити, що реєстрацію шлюбу здійснюють відповідно до вимог ст.ст. 173-178 Кодексу про шлюб та сім'ю України, реєстрацію народження дитини - ст.ст. 163-168 та реєстрація смерті - ст.ст. 169-172 цього ж Кодексу.

Якщо окремі графи запису акта громадянського стану не заповнюються у зв'язку з відсутністю необхідних відомостей або якщо необхідно відзначити якісь особливості заповнення актового запису, то у графі «для відміток» роблять відповідний запис.

Два заповнені примірники запису акта громадянського стану прочитує заявник, підписує їх, після цього запис підписує секретар сільської, селищної ради, а відтак він скріплюється гербовою печаткою відповідної ради.

Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі запису акта громадянського стану, мають цілком відповідати даним, зазначеним у запису цих актів. Вносити до свідоцтва будь-які додаткові записи чи виправлення забороняється.

Нижче в Додатку наведені зразки заповнення актових записів про одруження (форма 4.44 Додатку), народження дитини (форма 4.45 Додатку), встановлення батьківства (форма 4.46 Додатку), розірвання шлюбу (форма 4.47 Додатку) та смерті (форма 4.48 Додатку), що їх можуть вчиняти посадові особи сільської, селищної ради.

Робота зі справами

Усі документи! масиви, які проходять через систему діловодства сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів, постійних комісій сільських, селищних рад, мають належним чином складатись, формуватись та зберігатись.

Формування справ

Справа - це сукупність документів або окремі документи, які стосуються одного питання чи певної його ділянки й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94).

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи та систематизація самих документів всередині цієї справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів. їх, як правило, формує секретар ради або інший відповідальний працівник під контролем сільського, селищного голови, керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про національний архівний Фонд і архівні установи України», штатним розписом, номенклатурами та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, типовим переліком із зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуючи завдання місцевої ради та її виконавчого комітету на поточний рік. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів та повному упорядкуванню діловодства.

Основні правила формування справ такі:

до справи підшивають лише ті документи, роботу з якими закінчено;