Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Особова справа державного службовця за час проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами і в обов'язковому порядку щорічно в термін до подання декларації про доходи уточнюється. Зміни облікових даних державного службовця вносять до розділів II, III, IV,V, VI, VII і VIII особової картки П-2 ДС. Підставою для їх внесення є Укази і Розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення держслужбовця.

До складу особової справи державного службовця входять:

форма особової картки П-2 ДС та інструкція щодо її заповнення;

автобіографія;

Присяга державного службовця з його підписом;

копії документів про освіту, про присвоєння наукових ступеня і звання, про підвищення кваліфікації;відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація);

попередження про встановлені законодавством України обмеження щодо видів діяльності;

біографічна довідка;

документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або звільнення з посади;

рішення конкурсної комісії (для осіб, які пройшли конкурсний відбір);

копії документів про наявність пільг;

копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби;

копії першої і другої сторінок громадянського паспорта та відомості про прописку.

У разі звільнення працівника особову справу здають до поточного архіву. При цьому в особовій картці роблять запис про звільнення працівника (вказують дату і причини звільнення з посади, номер і дату наказу (розпорядження).

Кожну особову справу підшивають у спеціально призначену прошнуровану папку.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо в особову справу не підшивають у зв'язку із внесенням цих відомостей у доповнення до особового листа обліку кадрів.

Підготовка справ до використання і подальшого зберігання. Описи та номенклатура справ

Підготовка справ до подальшого зберігання передбачає експертизу Інформаційної цінності документів (визначення термінів їх зберігання, відбір справ на тимчасове, тривале чи постійне зберігання чи до знищення), оформлення справ, складання описів та передавання справ на державне зберігання в архівних установах. Для організації та проведення цієї роботи в місцевій раді, її виконавчому комітеті створюється експертна комісія в складі не менше трьох осіб.

Документи бувають постійного, тривалого та тимчасового зберігання. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрямки та підсумки діяльності сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів, а саме управлінську, контрольну, фінансову та Інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань та нарад, плани, звіти тощо. Як правило, до документів постійного зберігання належать документи Із особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної платні тощо, котрі передбачають експертизу через 75 років з повним відображенням певної її частини на постійне зберігання. Документи тривалого зберігання становлять матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.