Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

вул. ___________________,

буд. _____, кв. _________,

______________________

(прізвище, ініціали)

Кореспонденція, яку відправляють, не повинна мати більше чотирьох різних адрес; за надсилання документа більше ніж на чотири адреси, слід скласти список розсилання на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа вказувати лише одну адресу.

У діловому листуванні існує низка загальноприйнятих правил:

1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.

2. У міжнародній практиці писати довгі лист не прийнято, але якщо листи займають більше однієї сторінки, то в кінці аркуша слід поставити «далі буде» («to be continued»),

3. Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

4. Службові листи виконують на друкарській машинці, або комп'ютері Ширина полів з лівого боку - не менше 20 мм, з правого - до 5 мм. Сам текст документа чи листа друкують через 1,5-2 інтервали. Абзац з крайнього рядка - 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо.

6. У тексті не допускають виправлень, підчищень.

7. Конверти мають бути відповідного розміру.

8. Лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Офіційні листи можна складати.

9. Якщо Ви надсилаєте вітальні листівки, слід пам'ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна містити хоча б кілька рядків написаних від руки.10. На телеграфний (телефаксовий) запит відповідь слід подати протягом 3-х днів, на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома і подати остаточну відповідь протягом наступних 30 днів.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа вважають дату Його підписання, затвердження або дату події, яка зафіксована в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів). Датою вступу в силу рішення, розпорядження, ухвали вважається дата, коли їх підписав голова виконавчого комітету, або дата прийняття документа радою чи виконавчим комітетом, якщо в документі не вказано іншого терміну вступу його в силу. Дату реєстрації або відправлення із зазначенням місця вказують буквами з правого боку нижче реквізитів установи, організації: 11 квітня 1998 року (скорочення 11.04.98 р. у міжнародній практиці не вживається). Дату на документі проставляє особа, яка його підписала або затвердила, у момент підписання або затвердження. Обов'язково необхідно ставити дату, підпис і службові позначки на документах, які пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа, скерування його до справи тощо). Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті.

Нумерація документів