Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Існує система переліків документів, що їх укладають у результаті діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій із зазначенням термінів зберігання документів. Переліки бувають: міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій; відомчі - для підприємств, установ і організацій конкретної галузі; конкретні - для кожної установи, організації та підприємства (за відсутності відповідного відомчого переліку). Зазначені в переліках терміни зберігання обов'язкові для всіх підприємств, установ і організацій на території України. Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання попередньо сформовані у справи (як правило 250 аркушів, товщиною до 40 мм), в подальшому підшивають в обкладинку із цупкого картону, прошивають міцною ниткою в чотири проколи, нумерують за аркушами. Кожна справа закінчується оформленнях обкладинки та складанням підсумкових написів і внутрішніх описів документів.

Усі справи, з яких діловодство закінчено, як постійного так і тривалого зберігання, мають супроводжуватись описами - окремо справи постійного зберігання, тривалого та справи особового складу. Названі описи складає секретар місцевої ради. Найголовніші методичні поради зі складання описів:

Річний розділ опису становлять справи кожного календарного року. Закінчення розділу опису в обов'язковому порядку погоджується з районним (чи міським) державним архівом. У річний розділ опису виносяться і справи, які ще не завершені діловодством у році, що минає. У таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого вказана справа продовжується діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. у Розділі _____ рік, №___». Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються з чотирьох примірників, їх засвідчує секретар ради, підписує укладач справ із зазначенням його посади, їх погоджують із сільським, селищним головою.

Описи справ тривалого зберігання, навпаки, складаються лише у двох примірниках та оформляються аналогічно, як і описи справ постійного зберігання.Оформлені та описані справи постійного зберігання зберігають в місцевій раді окремо від справ поточного діловодства п'ять років з моменту їх завершення. Після закінчення цього терміну, документи постійного зберігання у встановленому порядку передають до архівного відділу районної державної адміністрації чи міськвиконкому. Справи (постійного та тривалого зберігання) надсилають в архів разом із контрольно-обліковими журналами. Якщо ж є потреба у деяких справах, необхідних для продовження поточної роботи, то на прохання рад чи їх виконавчих комітетів, архів має право оформити видачу цих справ у тимчасове користування. Справи постійного і тривалого зберігання передають в державний архів за описами відповідної форми, а справи тимчасового зберігання - за номенклатурою.

Номенклатура справ тимчасового зберігання буває конкретною, типовою та примірною. Для сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів властива саме примірна номенклатура справ, яка має саме рекомендаційний характер.

Основні вимоги до примірної номенклатури справ такі:

необхідно охоплювати переліком усі справи, що заведені в діловодстві;

заголовки справ і терміни їх зберігання мають цілком відповідати складові і змістові наявних у них документів;

номенклатуру справ щорічно закривають, підводячи підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від термінів зберігання. Саме номенклатура справ є основним обліковим документом на всіх стадіях діловодства. Зразок оформлення примірної номенклатури справ подано у формі 4.49 Додатку.

Відповідальність за зберігання документів та їх своєчасну передачу на зберігання в районний (міський) державний архів покладається на секретаря сільської, селищної ради.

ЛІТЕРАТУРА

1. Конституція України, прийнята на 5 сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року.- Київ1. Вид-во, «Просвіта», 1996. - 42 с.

2. 18 липня 1963 року. Закон Української РСР «Про затвердження Цивільного кодексу Української РСР».