Поняття та сутність бухгалтерського обліку
Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою: всі госпо¬дарські операції відображають за кредитом даного синтетичного рахунка і дебетом кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято за основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Така бу¬дова регістрів з використанням шахового принципу дає можливість значно скоротити дублювання записів і розкрити суть операції, ви¬явити помилкові записи. При цьому операції відображаються на кредиті й дебеті кореспондуючих рахунків лише однієї суми, тобто за один робочий прийом.
За зовнішнім виглядом журнал й-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів його балансового рахунка, операції за якими обліковуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вка¬зані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Фор¬мат цих регістрів, розміщення граф і порядок записів залежать від характерних особливостей обліковуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожен жур-нал-ордер має постійний номер. У журналі-ордері може вміщувати¬ся від двох до декількох однорідних синтетичних рахунків. Це дає змогу зосередити облік за всіма синтетичними рахунками лише в незначній кількості журналів-ордерів.
До журналів-ордерів відкривають окремі відомості за дебетом рахунків, відомості аналітичного обліку до рахунків даного журна¬лу-ордера. Так, з метою посилення контролю за рухом і збережен¬ням грошових коштів поряд із журналом-ордером за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості за дебетом цих рахунків. Оскільки в журналах-ордерах ведуть тільки синтетичний облік, то для по¬треб аналітичного обліку за рахунком даного журналу-ордера відкри¬вають окремі відомості аналітичного обліку.
За рахунками, які охоплюють велику кількість обліковуваних об'єктів (основні засоби, виробничі запаси, розрахунки з оплати праці тощо) аналітичний облік ведуть так само, як і за інших форм обліку — на картках або в книгах.
Записи в журнал й-ордери здійснюють безпосередньо на підставі перевірених документів у порядку їх надходження й опрацювання. Якщо кількість однорідних документів за операціями значна, то їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсум¬ки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери. Наприкінці місяця за кожним журналом-ордером підбивають підсумки зробле¬них записів. Загальний підсумок за кредитом рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих за дебетом ра¬хунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки за тими рахунками, за якими ведуть картки (книги) аналітичного обліку.
Після закінчення місяця журнали-ордери і відкриті до них відо¬мості підписуються працівниками бухгалтерії, котрі складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів перено¬сять у Головну книгу, про що роблять відповідні відмітки. Головна книга є системним регістром синтетичного обліку, де узагальнюють-І дані поточного обліку, проводиться взаємна перевірка записів. У Головній книзі для кожного синтетичного рахунка відводять окре¬му сторінку.
Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими ахунками їх відображають у журналі-ордері): дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Отже, журнал й-орд ери і Голов¬на книга взаємно доповнюють один одного і дають розгорнуту ко¬респонденцію за дебетом і кредитом кожного синтетичного рахун¬ка. Тому складати оборотну відомість за синтетичними рахунками за цієї форми обліку недоцільно.
Наприкінці місяця за кожним синтетичним рахунком Голов¬ної книги виводять залишок (сальдо), який записують в окрему гра¬фу. За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс, а за даними окремих журналів-ордерів і їх відомостей — інші форми фінансової та податкової звітності. Після складання балансу жур-нали-ордери складають в окрему місячну папку і здають до поточно¬го архіву бухгалтерії.Схематично журнально-ордерну форму бухгалтерського обліку зобра¬жено на рис. 9.4. Журнально-ордерна форма порівняно з поперед¬німи має такі переваги: скорочується обсяг облікової роботи шляхом усунення проміжних облікових ланок (наприклад, складання мемо¬ріальних ордерів та їх реєстрації), уникнення багаторазовості й дублю¬вання записів в облікові регістри; є певна регламентація порядку ведення обліку шляхом застосування журналів-ордерів із заздалегідь надрукованим переліком кореспондуючих рахунків; прискорюєть¬ся складання фінансової і податкової звітності, оскільки потрібна інформація міститься в журналах-ордерах і їх відомостях.
Рис. 9.4. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку