Поняття та сутність бухгалтерського обліку

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне до¬ручення, квитанції та ін.).

Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).

Розглянуту класифікацію можна узагальнити схемою, наведеною на рис. 4.1 (с. 82).

Рис. 4.1. Класифікація документів

Із загальної характеристики документів видно, що кожен доку¬мент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, ви¬конавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника — виконавчий, разовий, зовнішній; видатко¬вий касовий ордер — комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відоб-раження господарських операцій підприємства.

Затверджені Державним комітетом статистики України основні форми бухгалтерських документів наведено в дод. 3.

4.4. Організація документообороту

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про фак¬ти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьо-вується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсум¬кових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік за-безпечується певним порядком організації складання й опрацю¬вання документів, або документооборотом.

Документооборотолі називаються порядок і шляхи руху до¬кументів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.Головне завдання документообороту — прискорення руху доку¬ментів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інфор¬мацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги до¬кументів. Організує документооборот на підприємстві головний бух¬галтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи прохо¬дження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація доку¬ментів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окреми¬ми структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План

(графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання доку¬ментів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються оперативними працівника¬ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст¬рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язко¬вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожно¬му виконавцю видають виписку з плану (графіка) документооборо¬ту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функ-ціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи. Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Графік документообороту

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх пере¬вірку: