Поняття та сутність бухгалтерського обліку

за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів,

відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення

документа і подання до бухгалтерії);

за змістом (змістовна перевірка правильності відображення

господарської операції, її відповідність законодавчим та норматив¬

ним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

—арифметична (перевірка правильності проставлених цін

і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєст¬рацію. Процес обробки в бухгалтери прийнятих від виконавців бух¬галтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення нату¬ральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція ха¬рактерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінно¬стей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в мо¬мент їх складання записують тільки кількісні показники. Докумен¬ти, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У ре¬зультаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у гро¬шовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведе¬них даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спро¬щення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певни¬ми ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтер¬ської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, нако-пичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських опе¬рацій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первин¬ними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконав¬ши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють по¬точні й постійні архіви. Поточний архів організовують безпосеред¬ньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських Документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприєм¬ства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, Що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному по¬рядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з по¬точного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42. Бух¬галтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, вста¬новлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомо¬стей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, пере¬давальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються по¬стійно. Витяг із наказу Головного архівного управління про терміни зберігання облікових документів та звітності подається в дод. 4.