Поняття та сутність бухгалтерського обліку

Записи господарських операцій мають бути відображені в обліко¬вих регістрах у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.

У разі складання та зберігання регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій ра¬хунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учас¬ників господарських операцій, а також правоохоронних та інших відпо¬відних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство має забезпечити запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у регістрах бухгалтерського обліку, а також належне їх зберігання протягом встановленого терміну. Го-ловним архівним управлінням України встановлено у Переліку до¬кументальних матеріалів (п. 321—323), що облікові регістри зберіга¬ються протягом трьох років за умови завершення перевірки держав¬ними податковими органами, дотримання податкового законодавства.

Регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підпри¬ємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їхніх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підпри¬ємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії регістрів, що вилучаються, при цьому обо¬в'язково складати реєстр документів, що вилучаються.

Записи в облікові регістри можуть бути прості й копіювальні. Простими є записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі), наприклад, меморіальному ордері, Журнал і-орд ері тощо. Копіювальні записи застосовують у тому випадку, коли необхідно мати копію запису. Копіювальні записи можуть вестися в ручному чи машинному (автоматичному) режимах.

При ручному способі записи здійснюють за допомогою копію¬вального паперу (наприклад, при виписці квитанцій, копій меморі¬альних ордерів у банку, при ведені Касової книги тощо). При вико¬ристанні обчислювальної техніки (ПЕОМ) копіювання інформації здійснюється в автоматичному режимі.

Порядок відображення господарських операцій в облікових регі¬страх залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовуєть-°я на підприємстві. Так, при меморіально-ордерній формі операції спочатку відображають у регістрах синтетичного обліку, а потім — аналітичного. При журнально-ордерній формі поточний облік операцій здійснюється одночасно в комбінованих регістрах хронологіч¬ного і систематичного обліку, а за окремими об'єктами обліку — також синтетичного й аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери та відомості за операціями розрахунків). При перенесенні інформації в обліковий регістр з документа, в останньому роблять відповідну відмітку, що засвідчує закінчення облікової процедури щодо документа і має контрольне значення.

Наприкінці кожного місяця облікові регістри закривають. Ця процедура включає підрахунки підсумків за дебетом і кредитом та сальдо за кожним синтетичним і аналітичним рахунком. Підсум¬кову інформацію переносять у регістри, на основі яких складають звітність. Важливою при цьому є система контролю записів, яка ґрун¬тується, як правило, на взаємозв'язках і взаємоконтролі даних об¬лікових регістрів. Так, загальний підсумок оборотів за синтетични¬ми рахунками за звітний період, показаних в оборотній відомості за синтетичними рахунками, має збігатися з підсумком Журналу реє¬страції операцій. У регістрах шахової форми, а це здебільшого жур-нали-ордери, загальний підсумок граф по горизонталі має збігатися з підсумком граф по вертикалі. Щодо контролю відповідності ана¬літичного обліку рахункам синтетичного обліку, то ця відповідність забезпечується за допомогою оборотних та сальдових відомостей. Сума записів за синтетичним рахунком має збігатися із підсумками оборотної відомості за його аналітичними рахунками. Якщо в регі¬страх бухгалтерського обліку поєднані дані синтетичного й аналі¬тичного обліку (наприклад, у деяких журналах-ордерах і відомостях), то процедура контролю стає зайвою, оскільки підсумки аналітичних рахунків і синтетичного збігаються, тобто є однаковими. Перевіркою правильності облікових записів та виправленням допущених поми¬лок завершується процедура облікової реєстрації. Зведені дані об¬лікових регістрів використовують для складання звітності з метою здійснення контролю й економічного аналізу.

9.3. Способи виправлення помилок в облікових регістрах

При заповнені облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівни¬ка, несправності облікового пристрою або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчищення й необумовлені виправлення не дозволяються. А в документах, якими оформлено касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються, документ оформ¬ляють заново.Помилки можуть бути локальні — перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно по¬ставлена дата) і транзитні — помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми в журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахун¬ках, в оборотній відомості й балансі.