Аналіз інформаційних систем управління на підприємстві (ЗАТ “Кераммаш”)

Системи автоматизації ділових процесів дозволяють:

•описувати в термінах руху документів ділові процеси;

•здійснювати їх координацію один з одним і реакцію на події;•моделювати ділові процеси; контролювати виконання ділових процесів; встановлювати права доступу користувачів;

•визначати термін виконання операцій і інші атрибути процесу.

Системи управління записами (Record management) - системи підтримки життєвого циклу документа, автоматизації рутинних канцелярських процедур.

Системи управління «чинами» документів (Imaging systems) - формування архіву документів припускає їх переклад з паперової форми в електронну. При цьому простого збереження відсканованого документа недостатньо. Системи управління чинами дозволяють забезпечити графічне зображення документа реквізитами, анотацією, ідентифікуючими документ в системі діловодства.

Основними функціями системи управління електронними документами є (перелік складений за наслідками опиту експертів, функції дані в порядку убування важливості):

•реєстрація документів;

•контроль виконання документів;

•створення довідників і робота з ними;

•контроль руху паперового і електронного документа, ведення історії роботи з документами;

•створення і редагування реквізитів документів;

•формування звітів по документообігу підприємства;

•імпорт документів з файлової системи і Інтернету;

•створення документа прямо з системи на основі шаблона ;

•робота з версіями документа, складними багатокомпонентними і багатоформатними документами, вкладеннями;

•електронне розповсюдження документів;

•отримання документів за допомогою сканування і розпізнавання.

Використовування систем управління електронними документами дозволяє отримати відчутний економічний ефект, який може бути зв'язаний:

•із зниженням вартості зберігання документів;

•зменшенням витрат на пошук документів;

•зменшенням витрат на копіювання документів;

•зменшенням витрат на доступ до інформації і обробку документів.