Аналіз інформаційних систем управління на підприємстві (ЗАТ “Кераммаш”)

Старанні (виправдувальні) — це документи, містять інформацію про виконання розпорядження.

Велика частина бухгалтерських документів — комбіновані (розпорядливо-старанні), наприклад, платіжна відомість на оплату праці, підписана бухгалтером є для касира розпорядливим документом, а після як заробітна платня видана, відомість придбаває статус виконавчого (виправдувального) документа.Документ облікового оформлення містить бухгалтерську проводку (кореспонденцію рахунків). До них відносяться меморіальні ордери, листки-розшифровки.

Матеріальні документи оформляють операції по руху товарно-матеріальних цінностей (матеріалів, палива, запасних частин, напівфабрикатів, готової продукції).

Розрахункові документи служать для оформлення розрахункових взаємостосунків підприємства з своїми контрагентами за виникаючими зобов'язаннями (наприклад, рахунки, рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення).

Одиничний первинний документ є носієм інформації про одну господарську операцію, а зведений — про всю сукупність однотипних господарських операцій за певний відрізок часу (день, тиждень, декаду, місяць). Він складається на підставі одиничних (первинних) документів.

Разовий документ використовується для здійснення господарської однократної операції, а накопичувальний — для багатократного здійснення господарських одноразових операцій в межах встановлених термінів. Так, для відпустки матеріалів кожного разу необхідно оформляти новий документ — вимога на відпустку. По лімітно-огорожним картам матеріали з складу відпускаються в межах встановленого ліміту протягом місяця багато разів.

Однорядковий документ містить одну облікову позицію; багаторядковий - дві позиції і більш. Однорядкові документи (наприклад, для оформлення надходження матеріалів і їх видачі) застосовують при ручній техніці ведення обліку, оскільки їх використовування полегшує угрупування документів (по номенклатурних номерах, видах матеріалів і напрямах витрати). В умовах автоматизованої обробки даних з використанням комп'ютерів застосовують багаторядкові документи.

Класифікатори і коди використовуються для складання бухгалтерських звітів, зведень і угрупувань на підставі виділеної групіровочної (одного або декількох) ознаки, наприклад, працюючі по підрозділах, цехах, бригадах. Прикладом електронного документообігу є програма 1С: Електронний документообіг» призначається для автоматизації руху в організації потоків документів, їх обробки і зберігання. Програма дозволяє розробити шаблони документів і встановити правила їх заповнення користувачами, формалізувати життєві цикли документів, встановити маршрутні схеми проходження документів; контролювати роботу виконавців і виконання ними тимчасових графіків, забезпечити конфіденційне зберігання і обробку документів на робочому місці, автоматизувати велику частину рутинних операцій при складанні документів, відправляти і приймати документи, вести сховище документів і обробляти їх. Документи зберігаються в комп’ютерах, мають деревовидну структуру. Система пошуку дозволяє формувати прості і складні запити і зберігати результати пошуку на період роботи. Більшість операцій виконується автоматично: автоприймачка, автоконтроль. Система підтримує декілька списків документів: «на контролі», «незбережені», що «прийшли», і інші.

Можна встановити пароль на вхід в систему і вибрати спосіб шифрування особистих документів. Контроль за документами, що знаходяться в роботі, здійснюється автоматично. Документи можна роздруковувати. Програмою «1С: Електронна пошта» можна приймати і відправляти звичайні повідомлення.Довідник організації дозволяє вести ієрархічну структуру відділів, підтримувати інформаційний зв'язок начальника з підлеглими, вести списки розсилки документів і інші.

Зовнішній відладчик дозволяє моделювати проходження документа по маршруту. Редактор маршруту настроює маршрут проходження документів, визначає точки маршруту, в яких потрібно розсилати копії документів іншим користувачам. Кожному учаснику маршрутної схеми можна встановити право на перегляд або редагування поля.

Встановлюються обмеження на час обробки документа для кожного учасника маршрутної схеми.

Системы автоматизації ділових процесів (Workflow management systems). Дані системи часто називають системами управління діловими процесами. Процес може бути представлений у вигляді обробки події, якою можуть займатися різні виконавці, виконуючі певні дії (наприклад, вони складають документи, візують їх). Послідовність здійснення дій і передач від одного виконавця до іншого складає маршрут обробки події. Маршрути обробки типових, часто повторюватихся подій, як правило, жорстко регламентуються по термінах і виконавцях у вигляді маршрутних карт. Користувач одержує на робоче місце інформацію про те, що він повинен зробити, і всі необхідні для цього дані. Ідеологія системи workflow припускає, що користувач повинен виконувати тільки необхідні функції, всю рутинну роботу — визначення послідовності дій, доставку необхідної інформації, контроль своєчасності виконання роботи і інше — виконує система workflow. Прикладами самостійних систем другого типу можуть бути Staffware, Optima Workflow.