Аналіз інформаційних систем управління на підприємстві (ЗАТ “Кераммаш”)

3-а зона — кількісно-сумові підстави, розміщувані в таблиці справа.

В деякі документи вводяться контрольні суми, які можуть розташовуватися в останній графі (рядку) або в кінці документа. Контрольні суми виходять шляхом арифметичного підрахунку даних рядка, графи або документа. Реального економічного змісту вони не мають і використовуються надалі для контролю введення інформації в машину. Реквізити, підлягаючі введенню в машину, обводяться потовщеними лініями для зручності заповнення документа і введення даних в комп'ютер шляхом набору на клавіатурі.

Висловлені вимоги пов'язані з підвищенням ефективності автоматизованої обробки.

При проектуванні банківських первинних документів в основному дотримуються вимоги, що пред'являються до уніфікованої системи документації.

Деякі розрахунково-платіжні документи (наприклад, платіжні доручення) мають дещо іншу побудову зон для автоматизованої обробки. Коди постійних ознак (дебет, кредит) в них розташовані в змістовній частині документа. Це обумовлено специфікою заповнення розрахунково-платіжної документації. Проте таке розташування реквізитів не знижує якості автоматизованої обробки.При розробці форм первинних документів спочатку складається ескіз, визначальний порядок побудови і розташування реквізитів. Потім затверджені форми документів тиражуються і упроваджуються при перекладі економічної задачі на автоматизовану обробку. Процес створення форм первинних документів пов'язаний з подальшим порядком розміщення даних цих документів в пам'яті машини. Сучасний рівень розвитку технології автоматизованої обробки інформації передбачає два способи введення даних в машину.

Перший спосіб забезпечує на спеціальних пристроях підготовки даних попереднє перенесення інформації з документа на машинні носії: магнітні стрічки, магнітні диски.

Другий спосіб передбачає застосування персонального комп'ютера, не вимагаючій наявності спеціальних пристроїв підготовки даних. Введення інформації тут здійснюється безпосередньо користувачем шляхом набору даних на клавіатурі, в ході якого забезпечується прямий запис інформації на машинні носії (магнітні дискети, магнітний диск). Введення інформації з первинних документів і запис її на машинні носії виконується по уніфікованим схемам (макетам). Макет визначає послідовність розміщення даних первинного документа на машинному носії.

Проектування макета має свої особливості при використовуванні персональних комп'ютерів. При цьому складений макет відображається на екрані дисплея персонального комп'ютера. Можливі варіанту створення макета введення інформації з використовування дисплея. Перший варіант передбачає проектування і віддзеркалення на екрані дисплея точної копії первинного документа. В цьому випадку дані документа вводяться у відображений макет з клавіатури. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль по заповнюваню реквізитів, їх відповідність допустимим величинам, логічний і арифметичний контроль реквізитів, контроль по контрольних сумах. При виявленні помилкового запису на екрані висвічується діагностичне повідомлення і записи підлягають коректуванню.

Перший варіант використовується, як правило, в тому разі якщо при обробці задачі використовується один вид первинної документа. В більшості випадків при рішенні економічних задач використовуються декілька первинних документів. В цьому випадку проектується уніфікований макет, дозволяючий здійснити введення з різних документів, що мають однаковий склад реквізитів.

Введення даних на екран відповідно до макета ведеться з первинного документа відрядковий. Одночасно здійснюється контроль інформації, що вводиться. Можливість проектування форм первинних документів, відображених на екрані дисплея персонального комп'ютера, дозволяє реалізувати ідею створення безпаперової технології, забезпечуючої формування машиною первинних документів, які можуть у міру необхідності виготовлятися на друкуючому пристрої машини. Машинний документ в цьому випадку виконує функції первинного документа і має юридичну силу, оскільки підписується укладачем; авторизація документа встановлюється паролями, забезпечуючими обмежений доступ до машини.

Складання форм введення набагато ускладнюється при організації автоматизованих робочіх місць. Визначальним моментом в даному випадку є встановлення початкового місця введення даних первинних документів і складу інформації, призначеної для міжмашинного обміну інформацією між різними рівнями автоматизованих робочих місць.