Аналіз інформаційних систем управління на підприємстві (ЗАТ “Кераммаш”)

Для відображення алфавітно-цифрової інформації застосовують формат розміром 24 рядки і 80 знаків в рядку. Дисплей, на якому відображаються букви українського, російського і латинського алфавітів, цифри, синтаксичні, математичні і спеціальні знаки.

До вихідних зведень пред'являються наступні вимоги. Склад показників, що містяться в них, повинен бути достатнім для цілей управління. Особливу увагу надається достовірності відбиваних даних, їх логічному розташуванню. Зведення повинні видаватися до вказаного терміну, в регламентному режимі і відповіді на запит. Машина повинна виготовляти готові для використовування таблиці: друкувати титульний лист, заголовну частину, зміст таблиці і оформляючу частину.

Відповідно до машинної програми проводиться автоматичне заповнення всіх таблиць в заданій послідовності. Все це дозволяє отримати на персональному комп'ютері готову вихідну форму, що має юридичну силу і придатну для використовування на будь-якому рівні управління в ЗАТ “Кераммаш”.

Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної інформації і знаходить віддзеркалення в проектній документації, пов'язаній з розробкою інформаційного забезпечення.Персональні комп'ютери дозволяють використовувати їх для розробки нових форм документів. Для цього використовуються типові пакети, засновані на базі табличних процесорів. Об'єктом обробки таких пакетів є великоформатна електронна таблиця, організована у вигляді матриці. На основі цієї таблиці можуть створюватися різні фінансові, облікові, статистичні і інші документи (відомості, таблиці) Як табличні процесори найбільше застосування знаходять такі пакети, як Excel, Lotus, SuperCalc.

Електронна таблиця, поміщена в машині, може бути різних розмірів. Оскільки вся таблиця не може одночасно з'явитися на екрані, то виводиться її фрагмент . Спеціальні клавіші забезпечують пересування таблиці по екрану.

При розробці форм документа за допомогою персонального комп'ютера спочатку необхідно на папері скласти ескіз документа, встановити склад реквізитів, що включаються в нього, і їх розташування, дати найменування документу, рядкам і графам. Створення документа на машині забезпечується виконанням спеціальних команд. Спочатку на екрані з'являється стандартна електронна таблиця, яка за допомогою відповідних команд перетвориться в потрібну форму документа. При цьому встановлюються графи потрібного розміру залежно від значності реквізитів, що поміщаються в них, проводяться вертикальні і горизонтальні лінії в таблиці, вводяться назви документа, граф і рядків. Спроектовану на дисплеї форму документа (таблицю) можна відразу заповнити інформацією або заносити початкові дані поступово у міру необхідності.

Електронні документи в порівнянні з паперовими володіють наступними перевагами, які ураховують на підприємстві ЗАТ “Кераммаш”

•більш низька вартість і час передачі електронного документа з одного місця в інше;

•більш низька вартість і час тиражування;

•більш низька вартість архівного зберігання;

•можливість контекстного пошуку;

•нові можливості захисту документів;

•спрощення підготовки в поєднанні з широкими можливостями;

•принципово нові можливості уявлення

Основні принципи побудови системи електронного документообігу, які є на підприємстві ЗАТ “Кераммаш”:

•відповідність вимогам стандартів на форми і системи документації;