Аналіз інформаційних систем управління на підприємстві (ЗАТ “Кераммаш”)

По ряду документів розроблена єдині уніфіковані стандартні форми бланків. Уніфікація висунула наступні вимоги до документів: стандартна форма побудови, пристосування до автоматизованої обробки, мінімізація показників, виключення дублювання, включення всіх необхідних для цілей управління показників.

Документація, діюча у фінансово-кредитних підрозділів, є повністю уніфікованою для всіх підприємств. Що ж до первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації по всіх його ділянках поки не представляється можливим унаслідок різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створений єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для обліку праці і заробітної платні, обліку матеріалів розроблена галузеві типові форми документів, які пристосовуються до діючих облікових методик в даній галузі.

Вимоги до уніфікованої документації наказують документам мати стандартну форму побудови, передбачаючу виділення в документі трьох частин: заголовній, змістовній і оформляючій.

Заголовна частина містить наступні характеристики документа і ураховуваного об'єкту:

• найменування ураховуваного об'єкту;

• характеристика документа;

• найменування документа;

• зона для проставляння кодів постійних для документа візитів-ознак.

В заголовній частині відображається в основному текстова інформація, яку необхідно закодувати для автоматизованої обробки. Для цього зверху документа виділяється рамка для проставляння кодів. Рамка побудована по зональній формі. Її елементи мають по дві реєстраційні клітки: в одній друкарським способом надруковано назву ознаки, в іншій — від руки проставляють його коди. В основному це коди тих групіровочних ознак, по яких проводиться зведення. Змістовна частина будується у вигляді таблиці, що складається з рядків і граф, де розташовуються кількісно-сумові підстави і їх назви, які звичайно розміщені в лівій частині таблиці. Документи, як правило, є багаторядковими, з постійним або змінним складом підмета таблиці. Всі похідні рядки і графи документа мають підказки.

Оформляюча частина документа містить підписи юридичних і осіб, відповідаючих за правильність його складання, а також дату заповнення документа.

На попередній стадії проектування автоматизованої обробки якої-небудь економічної задачі в ході обстеження об'єкту ретельно вивчаються всі види і форми первинних документів, вживаних при рішенні задач. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з'ясовується можливість заміни діючих документів уніфікованими. Якщо така можливість не представляється, то здійснюється розробка форм нових первинних документів, тобто заміна діючих документів новими, пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується фахівцями по машинній обробці спільно з економістами-користувачами.

Розробка форм первинних документів здійснюється в такій послідовності:

• уточнюється склад реквізитів, що включаються в документ; їх склад повинен відповідати цілям управління;

• виділяються реквізити, підлягаючі автоматизованій обробці і розподіляються, по трьох зонах:

1-а зона — постійні ознаки, що розташовуються в заголовній частині, в рамці для проставляння кодів постійних ознак;

2-а зона — змінні ознаки, що поміщаються в таблиці справа або зліва від найменування ознак;