Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства
Разом із Звітом підзвітна особа представляє командировочне посвідчення (з відмітками про прибуття і вибуття в пункти призначення), документи про найм житлового приміщення і проїзд, інші документи, підтверджуючі витрати на відрядження. Після повернення із закордонного відрядження, до звіту додається також ксерокопія відміток в загранпаспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.
За наявності надмірно витрачених грошових коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, яка їх надала, до або у момент представлення вказаного Звіту.
Термін повернення наявних, отриманих підзвітними особами, і терміни надання звіту
Терміни повернення наявних, отриманих підзвітними особами, і надання звіту встановлені Положенням № 637[6] і Законом про податок з доходів [15].
Згідно із Законом про податок з доходів [15] ( п.9.10.2) Звіт незалежно від цілі видачі грошових коштів представляється працівником до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому працівник:
- завершує відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала їх.
Згідно п. 2.11 Положення № 637[6]:
- повернення коштів, отриманих на закупівлю сільськогосподарської продукції і вторсировини повинен проводитися протягом 10 робочих днів з дня видачі наявних засобів під звіт;
- повернення коштів, отриманих на інші виробничі (господарські) потреби – не пізніше за 2 робочі дні, включаючи день отримання наявних засобів під звіт.
Тобто, що стосується термінів представлення Звіту і видачі готівки на закупівлю сільськогосподарської продукції, вторсировини і на інші виробничі (господарські) потреби, Закон про податок з доходів [15] і Положення № 637 [6] трактує їх по-різному. Приведемо ці терміни в табл.. (див. табл. 2.5)
Таблиця 2.5
Терміни повернення готівки і представлення Звіту
На які цілі видана готівкаНа який термін видається готівка під звіт (п. 2.11 Положения № 637 [6])Строки надання Звіту (п. 9.10 Закону № 889 [15])
ВідрядженняВидача готівки під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинного законодавства України (тобто відзвітувати і у разі потреби повернути надлишок потрібно до закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження).До закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження
Закупівля сільгосппродукції, продуктів її переробки, заготівка вторсировини, окрім металоломуНе більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звітДо закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем після в якому завершено виконання окремої цивільно-правової дії по дорученню і за рахунок особи, що надала грошові кошти під звіт
Інші виробничі (господарські) потребиНе більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки
Одночасно на відрядження і на вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, у тому числі і для закупівлі сельскохпродукции і заготівки вторсировиниТермін, на який видана готівка під звіт, може бути продовжений до закінчення терміну відрядженняДо закінчення 3-го банківського дня після повернення з відрядження (лист НБУ від 11.05.2004 р. № 11-113/1571-4618)