Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства

Видавати готівку під звіт з каси можна за умови повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданих під звіт сумах.

Видача готівки під звіт оформляється видатковим касовим ордером.

Підзвітна особа зобов'язана відзвітувати по виданих йому сумах. Звітування проходить в наступному порядку:

- скаладається Звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) формою, затвердженій наказом. № 440 [14];

- касир оформляє прибутковий ордер (при поверненні невикористаних грошових коштів підзвітною особою) або витратний ордер (при перевитраті грошових коштів підзвітною особою).

Порядок заповнення Звіту наступний.

Основні реквізити Звіту на лицьовій і оборотній стороні заповнює підзвітна особа (дата складання, призначення авансу, розмір отриманих і витрачених сум готівки, перелік підтверджуючих документів). Решта граф Звіту, такі як:

- «Звіт перевірений»;

- «Залишок внесений (перевитрата видана) в сумі по касовому ордеру»;

- бухгалтерські проводки;

- розрахунок штрафу і суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені засоби на відрядження або під звіт (заповнюється у разі порушення обличчям термінів представлення Звіту, що відряджається (підзвітним) і повернення підзвітних сум) - заповнює особа, що надала грошові кошти в підзвітну суму (бухгалтер)

а графи – «Доцільність проведених витрат підтверджую», «Звіт затверджений», підписує керівник підприємства.

Відривну частину Звіту - Розписку заповнює і підписує працівник підприємства, якому підзвітна особа здає Звіт. Вона видається особі, що відряджається (підзвітному), на підтвердження факту уявлення таким обличчям Звіту. По суті, Розписка, також як і квитанція прибуткового касового ордера є для підзвітної особи документом, підтверджуючим виконання певних зобов'язань (своєчасність звіту і повернення залишку підзвітних сум).

Видача готівки під звіт на відрядження. Підприємство, направляючи працівника у відрядження, зобов'язано забезпечити його грошовими коштами (авансом) в розмірах, в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові.

Працівник у відрядження прямує на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Відрядження працівника оформляється посвідченням про відрядження, в якому указується пункт призначення, назва підприємства на яке відряджається працівник. Термін і ціль відрядження.

Для того, щоб видати грошові кошти з каси підприємства, бухгалтеру необхідно розрахувати суму авансу виходячи з норм добових витрат, вартості проїзду і найма житла.

Порядок розрахунку авансу, необхідного для видачі працівнику залежить від того, куди він відряджається: по території України або за межу. Як правило, аванс видається в цілих гривнях без копійок. Розраховується аванс з урахуванням добових витрат, вартості проїзду в пункт призначення і назад, витрат на мешкання і якщо працівник у відрядженні доповів провести витрати на господарські потреби, то з урахуванням таких передбачуваних витрат.

Видача авансу на відрядження обов'язкова.Після повернення з відрядження працівник, що відряджається, зобов'язаний відзвітувати протягом трьох робочих днів банку наступних за днем завершення відрядження - надати Звіт про використання засобів, наданих на відрядження або під звіт формою, затвердженій наказом. № 440 [14] і здати невитрачену готівку.