Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

За допомогою візуального контролю перевіряють правильність опрацювання вхідної інформації. Серед недоліків можуть бути: надлишкова інформація, неправильна текстова розшифровка вихідних даних, помилки у встановленій значності, низька якість друку тощо.

Правильно надрукованою за допомогою ЕОМ машинограмою вважається та, що має такі реквізити:

заголовок;

відповідні підписи її укладача, підтвердження, погодження;

підтвердження, що вона є копією машиночитаного технічного носія;

характеристику відображених господарських операцій (дата, код оператора тощо);

дані про складання машинограми (дата, код оператора тощо).Аналогічні реквізити має містити і відеограма, зображена на екрані монітора.

Виявлені помилки після введення даних (звичайно за допомогою контролю як окремої процедури) друкуються в протоколі помилок, у якому наводяться дані про сам документ, де знайдена помилка (номер, дата, місце складання), помилковий реквізит, указується місце знаходження документа в масиві даних.

Така інформація дає змогу швидко знайти помилково введені дані та правильно зробити їх коректування, визначити причину помилки з метою недопущення подібного в майбутньому.

Протоколи виявлених помилок та додані до них роздруковані документи аналізуються бухгалтером, після чого у них вносяться виправлення (іншим кольором зверху над неправильним записом робиться правильний). Відкоректовані дані вводяться в ЕОМ.

Знайдені помилки в результативній інформації (машинограмах, відеограмах) виправляються такими методами:

«сторно» (вводиться помилковий запис з ознакою «сторно 1» та правильний з ознакою «сторно 0»);

виправлення помилкової інформації, що відповідає методу коригування в умовах ручної обробки інформації (виправлення відразу заносяться на магнітний носій).

На виправлені помилки складається довідка, у якій фіксується це виправлення; підписується вона особою, що допустила помилку та особою, що її виправила.

Якщо машинограма непридатна для використання, то вона анулюється і роздруковується нова.

Для проведення ревізій і організації аналізу господарської діяльності часто використовується облікова інформація, яка зберігається в архівах, що також потребує її контролю та ідентифікації.

Технологія облікового процесу

Усі способи, методичні та технічні прийоми організації обліку розглядаються, як правило, кожний окремо, самостійно, ізольовано. Водночас лише їх комплексне взаємопов’язане застосування може відтворити загальну картину господарської діяльності. Таким чином, виникає завдання їх комплексного вивчення з метою відображення предмета обліку. Для цього необхідно розглянути весь обліковий процес як технологію.

Термін «технологія» (в економічній літературі ще використовуються терміни «облікова технологія», «технологія облікового процесу», «технологічний процес обліку», «технологія обробки облікової інформації» тощо) цілком підходить до обліку, оскільки його механізація, автоматизація, комп’ютеризація зумовлені технізацією, індустріалізацією облікового процесу.