Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

Як і при ручній обробці, в умовах автоматизації обліку застосовуються арифметичний та логічний види контролю.

Але об’єкти і техніка їх проведення дещо інші. Так, арифметичний контроль, головним чином, зводиться до контролю суми номерів документів, реквізитів тощо, підрахованих програмним шляхом та записаних на машинний носій інформації.

Логічний контроль в основному проводиться за перевіркою кількості знаків у символьних реквізитах, допустимих значень року, місяця, кількості реквізитів, взаємозв’язку показників тощо.

Арифметичний та логічний види контролю можуть проводитись безпосередньо під час автоматизованого облікового процесу і як окрема процедура (окремий крок) за самостійною програмою. Такий контроль здійснюється автоматично.

Таким чином, в умовах використання ЕОМ виникає новий перспективний вид контролю — машинний (автоматизований).

Візуальний контроль при автоматизації обліку зводиться переважно до контролю за наявністю реквізитів у таблиці (формі документа), наприклад, на екрані монітора, кількості знаків показника.

Специфічними методами контролю автоматизованого облікового процесу є роздрукування введених даних, повторне їх уведення тощо.

Контролю підлягає як змінна, так і постійна інформація. З метою контролю за останньою застосовується специфічна методика. Так, арифметичний контроль здійснюється шляхом перевірки контрольних сум у колонках.

Контроль за інформацією здійснюється на всіх стадіях руху даних — від їх надходження до здавання опрацьованої інформації на тих чи інших носіях в архів. Крім власних даних та інформації контролю підлягає технологія облікового процесу: порядок надходження облікових даних на ЕОМ, програмні та технічні засоби їх обробки, порядок доступу до них тощо.

На різних стадіях надходження даних, їх обробки та видачі результативної інформації використовуються різні види та методи контролю, змінюється порядок фіксації, оформлення та виправлення помилок.

На цій стадії введення первинних даних здійснюється реєстрація та контроль надійшовших на обчислювальний центр (далі ОЦ) або складених на персональних ЕОМ документів з точки зору їх юридичної повноцінності. Потім контролюється достовірність даних складених машиночитаних документів.

Тут можуть бути помилки в порядку оформлення документів та в кількісному вимірі господарських операцій. Помилки в порядку оформлення документів виправляються відразу.

Дані, що вводяться в ЕОМ, можуть підлягати повному або частковому (за окремими документами, їх позиціями) контролю. Обсяг контролю визначають окремо за кожним видом даних залежно від частоти знаходження за ними помилок.

Результати контролю програмних та технічних засобів оформлюються спеціальним протоколом, у якому окрім традиційних реквізитів (дата контролю, зміст тощо) указуються відхилення від нормального перебігу технологічного процесу автоматизованого обліку, їх характер, а також причини та винуватці.

Обов’язковій реєстрації (у спеціальних журналах або на технічних носіях — машиночитаних) і контролю підлягає вихідна інформація при її видачі користувачу (передачі для подальшого опрацювання, видачі персоналу управління, здачі до архіву).

На стадії обробки даних та видачі результативної інформації здійснюється синтаксичний та семантичний автоматизований контроль.

Синтаксичний контроль — передбачає перевірку синтаксичної правильності слова (низки символів), а семантичний — контроль діапазону відхилень від нього, з використанням довідників тощо.