Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

Як облікові виступають внутрімашинні (електронні) та позамашинні (звичайні паперові) регістри.

Основними з погляду мікрокомп’ютерної техніки облікового процесу є внутрімашинні облікові регістри, які являють собою хронологічні систематичні масиви (файли, бази) даних на машинних носіях. У цих масивах накопичуються, групуються за потрібними напрямами дані про господарські операції і формуються похідні показники.

Склад та зміст масивів — облікових регістрів, а також сформованих на основі позамашинних регістрів — машинограм узагальнюючого зведеного аналітичного та синтетичного обліку, що реалізують подвійне відображення на рахунках і балансове узагальнення поточної інформації, формування показників для звітності, контролю, внутрішнього аудиту та економічного аналізу регламентується.

Склад та зміст хронологічних масивів — облікових регістрів, призначених для обліку та контролю введених в обробку машинних записів, а також систематичних внутрімашинних масивів облікових регістрів натурально-вартісного первинного обліку, що залежать від особливостей об’єкта управління, не регламентується.

Позамашинні облікові регістри — машинограми, що формуються за цими масивами, регламентуються в частині їх складу та змісту, які мають відображати введену в обробку початкову інформацію (машинні записи). Ці регістри оформлюються відповід¬ними підписами та підлягають архівному зберіганню.

З метою забезпечення юридичної сили облікових регістрів необхідно:

визначити регістри, які роздруковуються і видаються на екран монітора з підтвердженням їх укладачів, та осіб, що несуть відповідальність за перекручення даних на різних стадіях облікового процесу;

установити порядок доступу до інформації;

виключити можливість несанкціонованого доступу до облікової інформації;

увести обов’язковий контроль (протоколювання) за часом та характером виконуваних робіт на ЕОМ;

суворо регламентувати порядок виправлення помилок;

запровадити архівне зберігання початкових облікових даних.

Інформаційний взаємозв’язок між машинними регістрами реалізується прийнятим та застосовуваним програмним забезпеченням на основі розподіленої за АРМ бази облікових даних.

Загальносистемні бази облікових даних (інформаційні файли) створюються на центральному (керівному, управляючому) АРМ.

На інших функціональних АРМ, що керуються ведучою АРМ, формуються бази облікових даних відповідно до виконуваних робіт на даному АРМ.Файли в розподіленій базі даних за своїми функціями є статич¬ними, бо в них зафіксовані умовно-постійні і постійні дані: довідкові, нормативні, кошторисні тощо.

Використання нормативно-довідкової бази та задокументованих даних дає змогу створити ефективну систему облікової реєстрації, що, у свою чергу, сприяє вирішенню багатосторонніх завдань обліку та управління загалом.

В умовах автоматизації обліку виникає потреба контролювати роботу ЕОМ зі здійснення облікового процесу. Причому, як свідчить досвід (особливо закордонний), такий контроль технології облікового процесу стає домінуючою функцією оператора на ЕОМ.

При використанні ЕОМ методика традиційних видів контролю має свою специфіку і, крім того, застосовуються особливі види контролю. Відрізняються за своєрідністю порядок і техніка оформлення, виправлення помилок та їх відображення в обліку.