Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

Книга порівняно з картками та листками забезпечує краще збереження облікових регістрів, але незручна в процесі розподілу облікової роботи та застосування обчислювальної техніки.

Картки являють собою виготовлені з цупкого паперу або картону бланки облікової реєстрації суворо певного розміру (формату), що зберігаються в картотеці. Щоб забезпечити надійне збереження карток, на початок року здійснюється їх реєстрація у спеціальному регістрі. Найчастіше картки використовуються для аналітичного обліку (наприклад, картка складського обліку матеріалів).

Довільні листки — це один з видів карток. Вони друкуються на тонкому папері, мають великий формат та зберігаються як правило, у файлах (папках).

В умовах використання обчислювальної техніки застосовуються електронні носії облікової інформації: перфокарти, перфострічки, магнітні диски, машинограми тощо.

Одні з них належать лише до машинних, оскільки вони є складовою частиною ЕОМ — магнітні та оптичні диски, відеограми, периферійні пристрої. Інші видаються машиною (роздруковуються) і тому називаються позамашинні (табуляграми, машинограми). Перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки вико¬ристовуються дедалі менше. На сьогодні найбільш розвинутими і перспективними матеріальними носіями облікових регістрів є дискети, оптичні та лазерні диски, відеограми та пристрої.

За сприйняттям матеріальних носіїв (у розумінні облікових даних) їх поділяють на такі, що зчитуються людиною (машинограми), машиною (диски, дискети тощо) і на комбіновані (відеограми).

До комбінованих належать ті матеріальні носії, що є в машині і дані з яких можуть бути виведені, наприклад, на екран монітора.

За характером використання матеріальні носії поділяють на загальносистемні, призначені для виконання різних функцій управління; підсистемні — циркулюючі в підсистемі обліку; внутрішньосистемні — за розділами обліку.

Залежно від методів обміну інформацією розрізняють безмашинні (в основному в умовах ручної обробки інформації), міжмашинні, міжпроцесорні, голосові матеріальні носії.

За формою видачі інформації матеріальні носії (відеограми, машинограми, аркуші паперу друкарські) можуть бути регламентовані (наприклад, звітні форми) та нерегламентовані.

За розміщенням матеріальні носії облікових регістрів на ЕОМ поділяють на централізовані (на універсальних ЕОМ), децентралізовані (на персональних ЕОМ) та комбіновані (на універсальних ЕОМ і керованих з персональних ЕОМ) форми.

Режим використання матеріальних носіїв передбачає лише їх читання (сприйняття людиною) бухгалтером або оператором, а також читання та складання (доопрацювання).

Методика та техніка облікової реєстрації

Облікова реєстрація являє собою певні стадії облікового процесу, що передбачають первинний та поточний облік господарських операцій.

Облікова реєстрація містить такі стадії:

отримання (приймання) первинних документів;

групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості;

складання зведених документів;