Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

фіксація занесення даних на документі;

відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило накопичувального характеру);

групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу і відображення в групувальних та розподільчих регістрах;арифметичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків);

контроль за обліковою інформацією;

складання підсумкового облікового регістру (звітність);

порівняння даних з інших облікових регістрів;

видача інформації облікових регістрів для складання звітності, забезпечення потреб управління;

передача облікових регістрів на зберігання.

При складанні низки облікових регістрів використовуються не лише поточні облікові дані, а й інша нормативно-довідкова інформація (НДІ), яка являє собою нормативно-довідкову базу.

В умовах ручної обробки нормативно-довідкова інформація фіксується в документах та облікових регістрах одним і тим самим бухгалтером. При застосуванні ЕОМ цей вид інформації обособлюється, зберігається окремо і являє собою самостійні масиви пам’яті ЕОМ (база даних) та заноситься в документ (обліковий регістр) автоматично програмним шляхом.

Нормативно-довідкова інформація буває постійною та умовно-постійною.

До постійної НДІ належать такі довідкові дані, як назва підприємства, інших підрозділів тощо.

Інформація умовно-постійного характеру — це норми, нормативи, ліміти витрат матеріальних та трудових ресурсів, класифікатори матеріалів тощо.

НДІ утворюється на базі діючих на підприємстві норм витрат, нормативів, використовуваних довідників, класифікаторів та інших нормативно-довідкових документів.

Залежно від широти використання НДІ поділяється на індивідуальну та колективну.

До індивідуальної належить та нормативно-довідкова інформація, яка утворюється, ведеться на певному АРМ і лише на ньому використовується.

Колективна НДІ, як правило, формується на центральному сервері АРМів і використовується як центральним АРМ, так і локальними.

НДІ дає змогу забезпечувати найефективнішу організацію облікового процесу та його автоматизацію, а також умови для ефек¬тивнішого контролю облікової інформації, створювати інформаційну та технічну базу для інтеграції різних видів економічної інформації. Нарешті, це дасть можливість створити надійну осно¬ву для управління господарством (контролю, аудиту, аналізу господарської діяльності, прийняття управлінських рішень тощо).

В умовах використання ЕОМ, особливо мікроЕОМ, методика та техніка облікової реєстрації дещо відрізняється від вищевикладеної. Це пов’язано з тим, що весь обліковий процес (від машинної фіксації господарських операцій до видачі вихідної інформації та її зберігання) здійснюється в основному на ЕОМ. При цьому стадії облікової реєстрації в основному ті самі, але виконуються в іншій послідовності та, як правило, автоматично.