Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

Крім загальних обов’язкових реквізитів з відображення окремих господарських операцій у відповідних документах передбачаються спеціальні реквізити, які також є обов’язковими.

Реквізит поділяють на дві частини: реквізит-ознака та реквізит-підстава. Реквізит-ознака характеризує якісний бік господарської операції.

Кожний реквізит-ознака та реквізит-підстава (або кілька їх) утворюють інформаційну сукупність, яка називається економічним показником. Один або декілька показників, що характеризують господарську операцію, і визначають обліковий документ.

З метою відображення реквізитів на матеріальних носіях документа передбачаються (проектуються) зони — одна для найменування, інша — для запису даних.

Залежно від розміщення реквізитів на матеріальних носіях розрізняють такі їх форми:

анкетна — в одній зоні (ліворуч) носія документа реквізит-ознака, а в іншій — реквізит-підстава; причому реквізити розміщені у вертикальній послідовності: один за одним;

зональна — носій поділяється на вертикальні та горизонтальні зони;

таблична — реквізити розміщуються у вигляді таблиці;

комбінована — поєднує елементи перерахованих вище форм.

До облікових документів, які відображені на матеріальних носіях, ставляться такі вимоги:

записи мають робитися чітко;

не допускаються помарки та підчистки;

не допускається виправлення в касових та банківських документах;

виправлення в документах завіряються тими особами, які їх підписують.

На процес збирання облікових даних, складання документів та їх обробку припадає понад 60 відсотків робочого часу зайнятих обліком працівників, у зв’язку з чим постає проблема вдосконалення первинного обліку та документації.

Основними шляхами такого вдосконалення є:

уніфікація документів та їх матеріальних носіїв, тобто створення єдиних структур документів і форм їх носіїв;

стандартизація документів, тобто створення однакових стан¬дартних розмірів матеріальних носіїв однотипних документів;

можливість автоматизованого знімання даних з первинних документів;

широке використання замість паперових носіїв багаторазових магнітних носіїв;

скорочення кількості документів, що не містять корисних даних для управління;

виключення виробничих показників з документів;