Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи

Формування інформації, у тому числі й облікової, на базі ЕОМ — це теж технологічний процес, як і створення будь-якої продукції. У даному випадку таким продуктом є інформація.

Але це не означає, що до механізації та автоматизації обліку не було технології формування облікової інформації. В умовах ручної обробки інформації вона зводилась до складання окремих відомостей, тобто до технології обліку, яка за суттю задавалась самими формами відомостей, журналів і інших регістрів, де реєструвались господарські операції за даними документів, так званих облікових регістрів. І тому звичайно ця технологія облікового процесу називалась технікою обліку, або обліковою реєстра¬цією.

В умовах використання ЕОМ облікова реєстрація зберігається, але у зв’язку з реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ЕОМ, створенням та використанням баз даних, діалогового режиму роботи тощо, тобто, по суті, з проведенням облікових робіт на обчислювальній техніці, технологія обліку виходить за рамки облікової реєстрації, охоплює весь обліковий процес, вклю¬чаючи документацію, використання баз даних, аж до видачі вихідної облікової інформації та її зберігання.

Технологію облікового процесу можливо і необхідно розглядати як загальну, адже здійснюється облік господарської діяльності в цілому, і як окрему — технологію вирішення окремих облікових завдань. Взаємопов’язане розуміння та розгляд загальної і окремої технологій облікового процесу дає змогу найраціональніше сконструювати форму обліку стосовно особливостей організації технології обліку і застосування обчислювальної техніки.

Загальна технологія обліку — це порядок фіксування господарських операцій, їх облікова реєстрація, узагальнення та складання звітності.

Технологія обліку залежить від способів опрацювання документів та облікової інформації:

вручну,

з використанням універсальних ЕОМ,

з використанням мікроЕОМ.

У першому варіанті всі документи складаються вручну.

У другому варіанті — з використанням універсальних ЕОМ (облікова реєстрація та звітність здійснюються на ЕОМ та в ОЦ).

Третій варіант передбачає майже повну відмову від ручної обробки документів, складання їх на персональних ЕОМ. При цьому весь обліковий процес (облікова реєстрація, складання звітності) здійснюється на персональних ЕОМ.Загальна технологія обліку за суттю являє собою відбиток усього облікового процесу. Він дуже складний, оскільки за його допомогою відображаються різноманітні господарські засоби, джерела їх утворення та господарські процеси. Останні різноманітні за обсягом та кількістю господарських операцій, способами розрахунків. У зв’язку з цим весь облік з точки зору технології поділяється на комплекс взаємопов’язаних облікових задач.

Для вирішення будь-якого облікового завдання, визначення облікових показників насамперед використовується нормативно-довідкова інформація. Завдання робітників полягає в тому, щоб визначити склад цієї нормативно-довідкової інформації, порядок її формування, використання, зберігання, поновлення.

У вирішенні облікового завдання велике значення має вхідна облікова інформація, отримана з первинних документів. Це найбільш громіздкий та трудомісткий етап технології розв’язання облікової задачі, що містить у собі такі стадії:

визначення складу даних (первинні фактичні облікові дані про господарські операції, засоби, джерела);

місце їх виникнення;