Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація

10

складається з багатьох видів і різновидів документів,що функціонують у традиційному

діловодстві всіх установ .підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене,з одного боку,ієрархічною субординацією,а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління:набагато більшого значення набуває інформація,яку містить сам носій ,її достовірність і правове забезпечення.Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел,якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа .Функції сучасного управління постійно розширюються.Передбачається,що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел,використовуваних суспільством,може подвоїтись.Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців,що є економічно недоцільним.Хоча є інший,більш прийнятий шлях розв’язання даної проблеми,який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів.Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі,що може бути досягненням уникнення дублюванням інформації як у межах одного документа,так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів,що складають певну систему документації,вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Сиситемний піжхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи.Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обгрунтуванням .Загальня класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації(ДК 010-98).

Таким чином,ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему красифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.Комплексність уніфікації.при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідністьіз вимогами і практикою оформленя документів в інших документаційних системах.Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано:вони тісно пов’язані між собою ,і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів ,що належать до різних систем документації .Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог.Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи,пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці,прийняті і виконання управлінських рішень .Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки,що полягає зокрема,у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту.Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти ,що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередьо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність.Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

-вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

-вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в

11

управлінській діяльності.