Уніфікація і стандартизація управлінських документів

-ДСТУ 3843-99 ”Державна уніфікована система документації.Основні положення “...

Цими стандартами встановлено ,що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм.Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа,якою визначається формат,корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів.Така модельназивається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями,що утворюють конструкційну сітку.Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості

управлінських документів,що функціонують у сучасному менеджменті.

8

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів здійснюється на основі загальних критеріїв,хоча має певні особливості,пов’язані з необхідністю документування кількох функцій управління.Якщо всі системи документації мають три рівні,то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу.Наприклад,розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа -0273110-наказ по особовому складу.Уніфікована сиситема організаційно-розпорядчої документації ,включена до ДКУД як самостійна система,являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів.УСОРД включає такі уніфіковані форми документів:акт,графік відпусток,доповідна записка,інструкція,положення,постанова,правила,наказ,протокол,розпорядження,рішення....та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів.Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту.Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів,що входять до комплексу УСОРД,вони поділені на функціональні підсистеми.Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.УСОРД складається з таких підсистем:

-підсистема ,призначена для розв’язання завдань створення ,реорганізації та ліквідації організацій,установ і підприємств;

-підсистема для забезпечення кадрами організацій,установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань ,хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем,так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом,так і за допомогою комп’ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів,пов’язана з їх змістовою уніфікацією,передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів,що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі.В сучасному менеджменті функціонують документи,які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях,що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління.Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним,тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових,що міститься в цих документах,має першочергове значення.На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні:відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю.Так,показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки.при цьому провідна інформаційна роль належить показникам,коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності.Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів,у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги.особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік.Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.