Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Обов’язковою умовою змістової уніфікації інформаційних складових управлінських документів на будь-якому рівні,від від локального до міжнародного ,є однакове тлумачення

9

понять і термінів.Ті з них,що використовуються в процесі уніфікації документів,можна умовно поділити на дві групи:перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів(уніфікація і стандартизація документів,документ,уніфікований документ,уніфікована форма документа,вид документа,уніфікована система документації,формуляр-зразок тощо),друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації(бланк документа,реквізит,текст,анкета,трафарет,таблиця,табулятор...)Перша група має теоретико-методично значення.а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.

1.4. Основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язані з їх подальшою стандартизацією,тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.такі роботи,від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу,мають здійснюватись на основі відповідної державної програми.Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стіндартизації управлінських документів:

-досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

-зменшення кількості видів документів;

-підвищення інформативності документів;

-системність ;

-комплексність;

-стабільність вимог;-економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих ьелементів.Цей принцип є одним із найважливіших,принаймі для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації.В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації,серед яких-традиційна,графічна,електронна.Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів.які входять у систему.сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів,тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа,включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчогих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті.ці правила також повинні мати мінімальну варіативність.оскільки організаційно-розпорядчі документи є преважно текстовими,в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові,виробити єдину схему їх побудови,звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби,використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональнысть .що виявляється як при документування основних функцій управління ,так і в межах певного рывня управління,тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів.незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.Основні правила і вимоги до створення.обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система докумнтації.Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації.вимоги до оформлення документів ”.