Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Для створення кокретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру,найбільш для цього придатну.Доцільно використовувати максимально спрощені структури.При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою стуктурою,використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту.Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією.Така інформація може бути подана у вільному викладі,але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму.Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає

6

введення певних обмежень ,що полягають в уніфікації структури тексту,шляхом дотримання чіткої послідовності,розташування його змістових компонентів,а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа,який складається з двох частин:вступної,що містить обгрунтування проблеми,встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти4основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи.Формалізований підхід є наслідком уніфікації,прямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів.У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом.Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів:типізація і трафаретизація.В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадких документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну.Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні ,а змінна –у процесі складання кокретного документа.Часто ці два види уніфікації поєднується,що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість,виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту вописовій формі.Здебільшого це зв’язаний текст,неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини.Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз,властивих для ділового стилю.

Практика документування управлінських дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів,що містять спільні формулювання і мають однакову структуру.Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом,які не мають змістового навантаження і тим самим,” забруднюють“інформаційні мережі,перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

Таким чином ,результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

-типової структури реквізитів;

-типових зон для однорідних реквізитів;

-вимого до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі ;

-порядку надання документам ,що містяться в комп’ютерних системах і мережах ,юридичної сили.

1.3.Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів .Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління,супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових.Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікаціїї за різними ознаками : використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.