Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Таким чином ,документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність ,яка відзначається великою кількістю параметрів і показників .що обумовлює роль уніфікації

4

як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення мененджменту

.Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією,що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків,складання текстів документів.їх відповідне оформлення і засвідчення.при здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

-формальний,що грунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

Змістовий,що полягає в наданні необхідного обсягу інформації .сприйняття якого обумовлене певним простороао-часовим контекстом.

1.2.Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації ,що передбачає визначення:

-переліку документів систем;

-типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

-типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів ;

-встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях.

Формально уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа ,візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги,пристроях).Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах,що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи ,що прищначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки.Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій,і такі документи отримали назву машинно орієнтованих.Пізніше,кои стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії .такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами.Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів,що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп’ютерних технологій.Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного ,більш поглибленого і вимоглигово,з точки зору приктики сучасного менеджменту ,формального підходу до уніфікації управлінських документів.Зокрема,були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації,встановлені основні формати документів на паперових носіях –А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків.Ефективність менеджменту забежпечується його гнучкістю,що вимагає негайного реагування всіх складових управління ,включаючи адаптацію носіїв до нових іноваційних технологій .Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами:у вигляді традиційного тексту ,знаків або інших символів.

Виходячи з цього ,з точки зору формальної уніфікації структура управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів:лінійної,матричної,деревовидної і текстової.