Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності ,що забезпечується використанням єдиних форм документації,які входять до пов’язаних між собою систем,призначених для обслуговування управлінської сфери.Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

-введення обмежувальних переліків форм документів;

-створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів,однакових або близьких за призначенням ;

7

-уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації;

Стандартизаціїї термінів.

Вид документа-це така сукупність окремих документів ,один із якої –основний документ-є універсальною основою для створення або оформлення документів,аналогічних або близьких за змістом,походженням чи візуальним сприйняттям.Інакше кажучи,це класифікаційний ряд документів,об’єднаних за якоюсь спільною ознакою.Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів,прийомів і технологій документування,а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи.Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація ,щодо характеру робіт ,виконуваних даним апаратом управління,групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому.Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників;пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі;розробці уніфікованих форм таких видів документів,яких бракує для повноцінного документовання управлінської діяльності.Визначення необхідних комплексів документації на основі кокретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

-відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

-відповідність кожного документа своєму цільовому призначенню;

-роль певного виду документа в розв’язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційні проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів,необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

На основі обмежувальних переліків,що визначають кількість форм документів,необхідних для документування управлінських дій,розроблено “Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19).Він є практичним посібником для роботи з документами.Будь-які зміни в документуванні процесів управління,що є закономірними або мають часту повторюваність,після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації.Класифікатор пропонує три ступені розподілу.Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень ,які є семизначними числами.У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем матиматичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення,що на порядок збільшує нумерацію.

Уніфіковані форми документів,що забезпечують певні функції управління,об’єднуються в групи документів,однакових або близьких за призначенням ,тобто класи.

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні,зміни назв класів або скасування окремих форм,що входять до тієї чи іншої сиситеми .Створення взаємопов’язаних комплексів документів,уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності,загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами: