Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Лінійною структурою називають таку ,що може бути подана у вигляді послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів.

Кожний реквізит документа має свій порядковий номер.Наприклад.реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином:

01-Державний Герб України ,Герб Автономної Республіки Крим;

02-Емблема організації або товарний знак

03-зображення нагород

5

04-код організації

05-код форми документа

06-.... .

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі,при якому кожний інформаційний елемент визначено найменуванням рядка і найменуванням стовпця.

Така структура більш відома як таблична.В таблицях рядок називають підметом,а стовпець-присудком.Підмет означає об’єкт ,що характеризує в таблиці,присудок-його ознаки.У графах таблиці вказують значення ознак,що є функціями двох аргументів:підмета і присудка.Часто матриця(таблиця)використовується для зведення техніко-економічних показників ,розрахунків...

В лінійній структурі реквізити співвідносяться з документом в цілому,і зв’язок між реквізитами відсутній.У матричній структурі кожна графа належить певним рядкам і стовпцям,а поєднання цих структур веде до збільшення кількості реквізитів ,які,в свою чергу,поділяються на більш конкретизовані,і ...Між реквізитами встановлюється складні зв’язки ,що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.

У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити,що належать безпосередньо документа,другий рівень-реквізити,пов’ занні з розкриттям інших реквізитів.Кількість рівнів може збільшуватись,а реквізити-ще більше диференціоватись.

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів,що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки.Вони ,як правило,подаються у вигляді таблиці або анкет.Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків .Зміст тексту в таких формах,предається за допомогою спрощених конструкцій,цифр або інших позначень.

Анкета-це форма представлення уніфікованого тексту,що містить характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками.До постійної інформації в анкеті належить найменування ознак,до змінної-їх конкретні характеристики.Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовується горизонтально.В анкетах при поданні постійної інформації,вираженої словосполученнями,головне слово ставиться в називному відмінку.

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту,що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак.Зоголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак,а заголовки і підзаголовки рядків –найменування об’єктів.

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально лаконічній формі вназивному відмінку.

У випадках ,коли перелік об’єктів є постійним,їх найменування вносять у таблицю як постійну інформацію.Клітини ,утворені на перетині рядків і стовпців ,заповнюються змінною інформацією,що характеризує кокретний об’єкт за певною ознакою.Якщо найменування ознак у таблиці не вчерпує характеристику об’єкта ,до неї включають графу “Примітки”.