Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному виглядіпередбачає докальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку ,апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах однієї установи або її

структурного підрозділу.Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник

3

уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад,уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи ;уніфіковані форми документів про прийняття на роботу : заява,характеристика,особовій листок обліку кадрів...)

Для комплексної уніфікації відносяться:

-державна уніфікація ,при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних ,доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98).Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту ,що функціонує в маштабі країни ;

-галузева уніфікація ,що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в коткретній галузі.Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами ,підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

-міжнародна уніфікація .Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення .Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт(наприклад,ISO15489-2201” Інформація та документація.Управління документацією“).Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів:при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів,що перебувають у взаємному зв’язку .Незважаючи на відмінності між ними,обумовлені галузевою специфікою ,результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику,що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи,галузі чи економіки країни в цілому.За таким принципом здійснюється робота ,спрямована на формування уніфікованих сиситем документації ,тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів,призначених для документування конкретних функцій управління .На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації.Зокрема,такі з них,як “Уніфікована система документації з праці,соціальних питань і соціального захисту населення “чи”Уніфікована система документації Пенсійного фонду “,відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД),що використовується всіма установамиЮорганізаціями,підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління,оскільки в ній відображається організаційна діяльність ,спрямована на реалізацію основних функцій управління.З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду,установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітниї органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документиування управлінської діяльності широкого кола установ ,підприємств і організацій.

Отже,галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної :для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою)і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками .система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу,поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту,визначення документної форми відповідно до рівня управління,за формою її представлення...