Службові відрядження

Більшість розрахунків бюджетних установ здійснюється в безготівковій формі, а значна їх частина – готівкою через підзвітних осіб.

Підзвітні особи – це працівники данної установи, які отримали грошові суми під звіт для майбутніх витрат згідно наказу керівника.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються на такі цілі:

o на господарські видатки;

o на службові відрядження;

o на наукові експедиції;

Через підзвітних осіб також може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість

обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в кассу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керівника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт.

Працівники, які одержали готівку під звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми , до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїздні квитки. Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

3.1. Кошторис витрат на відрядженняСкерування працівника у відрядження пов’язане для підприємства з витратами коштів. Величина цих витрат розраховується виходячи з вартості проїзду, наймання житла, чинних норм добових тощо. Визначення майбутніх витрат на відрядження, як правило, оформляється у вигляді спеціального розрахунку (кошторису). Цей розрахунок здійснює переважно працівник бухгалтерії. Дані для заповнення довідки-розрахунку про тарифи, розцінки тощо становлять «Банк даних для витрат на відрядження» підприємства. Він поповнюється за рахунок інформації про чинні тарифи, розцінок розкладів руху транспорту, фактичні тарифи і ціни з раніше прийнятих до обліку авансових звітів інших працівників тощо. Попередній кошторис (розрахунок) може мати таку форму ( див. додаток № )

При скеруванні у відрядження, умови яких фактично не змінюються й величина витрат є стабільною, розглянутий вище докладний кошторис може не складатися. На підприємстві такі витрати орієнтовно можуть визначатися

однією сумою, наприклад, відрядження на 5 днів до Херсона – 150 грн, відрядження на 7 днів до Мукачевого – 300 грн і т. д.

3.2. Строки подачі до бухгалтерії невикористану готівку та авансовий звіт.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про вибуття і прибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїздні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачення коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.