Службові відрядження

1.3. Оформлення первинних документів для службового відрядження

Скерування працівника у відрядження супроводжується оформленням таких первинних документів:

• завдання на відрядження (див. додаток № 3);

• наказу (розпорядження) керівника підприємства про скерування працівника у відрядження (див. додаток № 2);

• попереднього кошторису витрат на відрядження (див. додаток № 4);

• посвідчення про відрядження (див. додаток № 5);

• журнал реєстрації посвідчень про відрядження (див. додаток № 6);

Приватний підприємець також повинен видавати наказ (і, за необхідності, – завдання) на скерування в службове відрядження найманих працівників і себе. Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж, як і для підприємства та організацій. За дотримання всіх вимог витрати на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємця.

1.4. Оформлення завдання на відрядження

Підставою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання) підписує керівник структурного підрозділу (начальник цеху, служби, відділу тощо) від якого співробітник їде у відрядження.

На середніх і малих підприємствах обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступники або керівники служб (товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін.).

Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об’єднані в одному документі. Найчастіше обґрунтування має форму завдання на службове відрядження.

1.5. Заповнення і реєстрація посвідчення про відрядження

Кожне службове відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються в журнал, а також вказується номер і дата наказу керівника про скерування працівника у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття його з відрядження. Форма цього журналу

затверджена Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Приклад заповнення журналу наведено на бланку

На підприємстві наказом повинна бути призначена посадова особа, на яку покладається ведення документів про відрядження (підготовка наказів, посвідчень, журналів тощо).

Підпис у посвідченні про відрядження особи, відповідальної за реєстрацію осіб, які прибули й вибули з (на) підприємства, повинен завірятися печаткою підприємства.

Інструкцією про службові відрядження на посадову особу підприємства покладаються обов’язки реєструвати осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. В Інструкції не уточнюється, чи входять до складу таких осіб лише працівники цього підприємства чи також ті, хто прибуває у відрядження на підприємство. За розпорядженням працівника може бути організований облік працівників, які прибувають на підприємство, в окремому журналі. Як основа для такого журналу використовується вже відомий Журнал реєстрації посвідчень.