Службові відрядження

6.1.3. Початкові значення

Для цього в Головному меню вибираємо: "Параметри" > "Початкові значення". Всі значення які зараз ми занесемо в цю форму будуть відображатись у всіх документах, наприклад, поле Місто - де ми зазначимо Львів, буде в документі посвідчення про відрядження в графі вибув з

В цій формі необхідно вказати назву вашої фірми, її місцезнаходження, типи документів, що потрібні для оформлення службового відрядження. При цьому всі поля мають список (значок ) і якщо ви виконали попередні пункти, то заповнення займе у вас менше хвилини. Після внесення всіх необхідних Даних форма повинна прийняти ось такий вигляд:

Внутрішній документ (службова записка)

Якщо ви дійшли до цього розділу, то приступаємо безпосередньо до оформлення документів. При цьому нагадаю, що спочатку готується внутрішній документ (службова чи доповідна) на ім'я керівника, який містить обґрунтування про скерування працівника у службове відрядження (ПІБ працівника, що відряджається; його посада; дата початку і закінчення відрядження; населений пункт (пункти) призначення; назва підприємства чи організації, куди скеровується працівник; а також мета відрядження). Цей документ підписує керівник структурного підрозділу (цеху, служби, відділу тощо). На підставі даного документу готується наказ про відрядження працівника. Після чого виписується основний документ, відповідно до якого здійснюється відрядження працівника – посвідчення про відрядження. Отже, створюємо внутрішній документ, для цього в Головному меню вибираємо: "Документи" > "Внутрішній документ" і з'являється вікно відбору. Поки що залишаємо все так як є і просто тиснемо ОК. Потім, як і раніше, через контекстне меню "Додати" .Деякі поля вже заповнені. Це тип внутрішнього документу (значення Службова записка) - ми вказали його при роботі з "Початковими значеннями" та дата документу яка є поточною (по замовчуванню). Номер документа (для кожного наступного збільшується на одиницю) - якщо ви бажаєте почати нумерацію з іншого номера або вказати іншу дату документу, то через контекстне меню "Вказати власну нумерацію" змінюєте 1 на потрібне вам значення. Увага! Суфікс номеру (тобто, а, б, в, г, і т.д.) вказується в окремому полі, що знаходиться поруч з номером.

В полі Автор набираєте Гришина Тамара Іванівна (якщо ви не занесли всіх працівників із таблиці то з'явиться вікно-запит "чи дійсно ви бажаєте додати нового працівника?" Погоджуйтесь і ви побачите вже знайоме вікно для даних щодо працівника. Вказуєте необхідні дані та тисніть ОК.) І переходимо до полів Початок/Кінець, в яких вказується період відрядження (в нашому випадку з 02.02.2005 по 03.02.2005). Залишилось вказати мету відрядження (вирішення службових питань)-ОК У наступному вікні вкажемо маршрут руху .

Далі йде перелік працівників на відрядження. В нашому випадку це - бухгалтер Яковенко Микола Іванович (мета - вирішення службових питань) та водій Ніколенко Генадій Миколайович (мета - перевезення). Порада: якщо потрібно вказати декілька працівників то краще скористатись кнопкою "ДОДАТИ" Увага! Для водія потрібно вказати (змінити) мету відрядження так як по замовчуванню вказана головна мета із службовоїзаписки.

Коли ми вказали працівників на відрядження то через контекстне меню вибираємо "Завершити" як показано на малюнку.

Повертаємось до головної форми службової записки. Ось ми й зробили майже всю роботу. Решта роботи, а саме оформлення наказу та виписка посвідчень про відрядження займе менше хвилини :-)

Для цього через контекстне меню вибираємо "Документ-підстава" > "Додати".

У наступному вікні вам запропонують створити наказ з параметрами, які ми вказали в "Початкових значеннях".

Тепер можемо подивитись який вигляд має наказ про відрядження Яковенка та Ніколенка. Для цього через контекстне меню вибираємо "Документ-підстава" "Переглянути". Для друку краще вибрати пункт "Надрукувати" так як даний документ має ще й зворотню сторону . Для того щоб оформити посвідчення згідно з нашим наказом вибираємо через контекстне меню пункт "Посвідчення" та потім робимо так як показано на малюнку .

Все! Реєструється посвідчення і одразу передається на принтер. Потім друкується зворотню сторінка посвідчення. Залишилось подивитись на журнали реєстрації. Для цього в Головному меню вибираємо пункт "Звітність" > "Журнали реєстрації"